Logiciel de dématérialisation des factures : comment trouver le bon ?

Aujourd’hui, la dématérialisation des factures n’est plus une option.

Véritable enjeu pour les sociétés, le passage obligatoire à la dématérialisation des factures va demander une certaine réorganisation interne. 

Nouvelles procédures de sécurisation des factures, nouveaux procédés de gestion comptable, nouvelle organisation des locaux et formation approfondie des équipes, comment choisir le bon outil pour vous accompagner dans cette transition ?

Dans cet article, nous vous présentons les principaux éléments à prendre en compte dans le choix de votre logiciel.


Pourquoi la dématérialisation des factures est devenue un sujet clé ?

Vous doutez encore de l’importance de la dématérialisation des factures ?

Laissez-nous vous expliquer pourquoi elle est devenue un enjeu clé pour les départements comptables et ce que vous pouvez en retirer pour votre entreprise.

Les nouvelles obligations légales concernant la dématérialisation 

À l’horizon 2025, toutes les sociétés auront l’obligation légale de se conformer à la nouvelle réglementation qui impose la dématérialisation des factures entrantes et sortantes des entreprises.

La loi prévoit déjà que les échanges de factures entre les institutions du gouvernement et les entreprises se fassent de manière dématérialisée depuis le 1er janvier 2020, pour l’ensemble des entreprises françaises.

La réglementation se mettra en place progressivement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, pour toutes les autres transactions entre sociétés. 


Les avantages de la dématérialisation pour les entreprises 

La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises. En voici quelques-uns.

Un gain financier

Les chiffres concernant le coût de traitement manuel d’une facture papier sont éloquents. CEGID estime ainsi dans une étude qu'environ 5% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier.

Au-delà des coûts directs, il y a aussi le coût indirect de la gestion des factures papier. Il a été mis en évidence que les services comptables passent environ 30% de leur temps de travail à la saisie manuelle des factures papiers. Mais ce n’est pas tout, environ 7,5 % des factures papier gérées par une entreprise se perdent et le travail de recherche et de réédition qui s’ensuit à un coût non négligeable pour les entreprises, il faut compter 110 € pour rechercher une facture et 200 € pour la reproduire.


Un gain de temps 

La dématérialisation des factures permet également un gain de temps conséquent. Le service client va pouvoir optimiser la recherche des factures émises ; le service commercial va pouvoir maximiser la recherche d’informations liées à des factures et le service marketing va pouvoir définir et visualiser les coûts plus facilement, etc.

 

Un gain d’espace

La dématérialisation des factures permet enfin un véritable gain de place pour les entreprises. Les archives représentent en effet une masse conséquente de documents à garder et à conserver pendant plusieurs années pour de nombreuses entreprises.

 

En résumé, la dématérialisation des factures vous permettra : 

  • Des économies de papier ;
  • Plus de facilité dans le règlement des litiges ;
  • La facilitation de l’archivage et du travail comptable ;
  • Un raccourcissement des délais de paiement et donc une meilleure santé financière de l’entreprise ;
  • La transparence, la sécurité et la fiabilisation de vos données ;
  • Une diminution des erreurs de frappe liées à une ressaisie des données ;

Comment choisir le bon logiciel de dématérialisation des factures ?

Vous êtes maintenant convaincu que la dématérialisation est un enjeu clé ?

Voyons comment trouver le bon logiciel pour accompagner votre transition.

Les critères pour l’entreprise

Votre entreprise toute entière va être impactée par la mise en place de la dématérialisation des factures, et chacun va devoir trouver sa place dans ce nouveau processus. Il est donc important de choisir un logiciel qui va répondre le mieux possible à toutes les contraintes et spécificités de votre entreprise. Voyons l’ensemble des critères à prendre en compte.

Tout d’abord, vérifiez les capacités d’import de vos factures. Pour faciliter votre gestion quotidienne, il faut pouvoir récupérer l’ensemble de vos documents (factures, bons de livraisons, bons de commandes et autres documents) via plusieurs canaux. Pensez à vérifier que le logiciel de dématérialisation que vous choisirez supporte différents canaux d’import des factures (e-mail, mobile, portail fournisseurs) mais également plusieurs formats (papier, PDF, photos, etc.)

Prêtez attention aux capacités de reporting. La dématérialisation, si elle est couplée au logiciel adéquat, permet un suivi beaucoup plus précis de la comptabilité. Vérifiez si le logiciel de gestion des factures permet de créer un reporting précis sur la trésorerie, les flux à venir, etc. 

Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez propose un niveau suffisant de sécurité et de traçabilité. Incontournable de la dématérialisation fiscale des factures, la traçabilité de bout en bout et la sécurité/archivage des opérations est un vrai atout pour gagner en sérénité. La solution que vous choisirez doit également proposer des mécanismes d’authentification des utilisateurs, le classement et l’archivage électronique sécurisé ainsi que des environnements robustes et résistants aux attaques.

Enfin, anticipez le type de logiciel que vous souhaitez adopter. Les logiciels de dématérialisation SaaS/cloud sont souvent moins coûteux et plus facile à maintenir. Ils sont la solution idéale si vous voulez quelque chose de simple et d’efficace. Les logiciels on premise (installés sur vos machines, en local), offrent quant à eux l’avantage d’un plus grand contrôle des données et une possibilité de personnalisation avancée. Il faudra toutefois prévoir un support technique qualifié, car la maintenance (mise à jour, bug technique…) peut être compliquée.

Les critères pour vos collaborateurs 

Vos collaborateurs doivent aussi entrer en compte dans votre décision. S’ils n’adhèrent pas à la solution que vous retenez, c’est tout votre projet de dématérialisation qui risque de se retrouver menacé.

Premier critère pour les collaborateurs : l’accessibilité du logiciel. Privilégiez des solutions auxquelles vos collègues peuvent accéder facilement quelque soit leur environnement de travail (au travail ou à la maison) et quel que soit leur appareil (mobile ou ordinateur). 

Pensez également à anticiper l’intégration de votre logiciel de dématérialisation avec les autres outils de votre suite comptable. Pour fonctionner de manière fluide pour vos collaborateurs, la solution que vous aurez choisie devra nécessairement coexister avec vos autres logiciels déjà mis en place : logiciels comptables, ERP et CRM. Le but sera de trouver le logiciel le plus adapté à votre utilisation,  et de faire la transition d’une manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.

Enfin, renseignez-vous sur les possibilités d’évolution du logiciel. Après quelque temps d’utilisation vos collaborateurs pourraient vous faire part d’options ou d’améliorations nécessaires pour une meilleure gestion des procédures. Certains logiciels, notamment les logiciels on premise, nécessiteront peut-être l’achat de mises à jour payantes pour bénéficier des dernières mises à jour de leur concepteur. Les logiciels cloud ou Saas, ont l’avantage d’être mis à jour en continu sans qu’une dépense ou une maintenance supplémentaire ne soit nécessaire.

Les critères à prendre en compte après l’achat 

Certaines solutions peuvent vous proposer une aide pour le paramétrage et la formation des utilisateurs, un atout considérable si vous n’avez pas de service informatique. Une fois que vous avez fait votre choix et que le logiciel est installé, ou loué, la possibilité d’un service après-vente compétent et réactif est également un vrai plus. Prenez le temps de vérifier la qualité du support et de l’accompagnement de l’éditeur, voir le type d'Hotline proposée : téléphone, mail, tchat.

La loi et les obligations légales sont en constante évolution, il est donc également important de trouver une solution qui suivra en temps réel l’évolution et la conformité aux réglementations actuelles et futures concernant la gestion des factures. Elle doit être garantie par l’éditeur, en particulier pour prendre en compte les changements, relativement fréquents dans le domaine financier et comptable.

En conclusion, si un mot devait résumer les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises, ce serait la maîtrise. Vous le savez, le processus de gestion des factures, et donc des dépenses, est vital pour l’entreprise. 

La dématérialisation va permettre un contrôle accru des fraudes, litiges, non-conformités…, tout en permettant d’optimiser la productivité. 

L’idéal pour toutes les entreprises est de trouver le juste milieu entre le périmètre fonctionnel, le niveau d’automatisation et la facilité d’usage et d’intégration. Trouver le bon logiciel pour dématérialiser vos factures sera un véritable atout pour votre évolution. 

Environ 5% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier

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