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Politique de confidentialité
 et protection des données

Regate respecte ses obligations en matière de politique de confidentialité et son DPO (Laura Pallier) peut être joint à l'adresse privacy@regate.io

Nous accordons une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et mettons tout en œuvre pour les protéger. Vous trouverez ci-dessous notre engagement en matière de protection des données à caractère personnel ainsi que notre politique de protection des données.

NOTRE ENGAGEMENT EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

Le Client et les Utilisateurs sont informés que conformément à la règlementation française ses données à caractère personnel sont hébergées par un hébergeur en Europe certifié.Vos données sont utilisées uniquement pour des finalités explicites, légitimes et déterminées en lien avec nos différentes offres et les prestations que vous aurez sélectionnées.

Vos données personnelles sont confidentielles.

Seules les données nécessaires à l’exécution de nos services sont collectées.

Nous sommes respectueux de vos droits en tant qu’Utilisateurs et Clients, c’est pour cela que nous mettons tout en œuvre pour que vous puissiez les exercer.

Nous sommes respectueux de votre vie privée et de vos choix, c’est pour cela que les communications que vous recevez de notre part peuvent faire l’objet d’une résiliation à tout moment.

Sommaire
1. Identité du responsable de traitement
2. Vos droits
2.1 Comment exercer vos droits
3. Les finalités de la collecte de vos données personnelles et le bases légales sur lesquelles nous nous appuyons
3.1 Finalité de la collecte de vos données ?
3.2 Les bases juridiques qui nous permettent de collecter vos données sont les suivantes :
4. À qui vos données sont-elles transmises ?
5. Sous-traitant
6. Transfert hors EU
7. Durée de conservation de vos données
8. Règles applicables aux paiements par carte bancaire et à la protection des données bancaires
8.1 Comment sont enregistrées les données bancaires ?
9. Les mesures de sécurité que nous mettons en place pour protéger vos données
10. Sites web tiers et réseaux sociaux
11. Politique cookies & autres traceurs
11.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?
11.2 Quel type de cookies utilisons nous et pour quelle finalité ?
11.3 Réglage et blocage des cookies via notre gestionnaire de cookies
11.4 Réglage et blocage des cookies via vos paramètres de navigation
1.5 Paramétrage du système d’exploitation de votre smartphone
12. Modification de la présente politique de protection des données
1. IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Les données personnelles sont collectées par REGATE Société par Action Simplifiée au capital de 9.052,00 € immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 877 566 018 et dont le Siège Social est basé au : 17 rue Saint Fiacre 75002 Paris France. Nous mettons à la disposition de nos Clients une plateforme disponible en mode SaaS nommée REGATE, accessible depuis un site internet ainsi qu’une application mobile téléchargeable compatible pour smartphone et tablette sur IOS et Android. Pour délivrer nos services nous collectons des données à caractère personnel sur les individus et les sociétés. Dans les formulaires de collecte des données sur le site et l’application, les utilisateurs sont informés du caractère obligatoire ou non de la collecte de données. En cas de non-fourniture d’un champ de données obligatoire, nous ne pourrons malheureusement pas accomplir nos prestations et respecter nos engagements.Nous sommes soucieux de la protection des données personnelles qui nous sont confiées. Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de protection de vos données personnelles en conformité avec le RGPD ‘Règlement Général sur la Protection des Données’ Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la Loi Informatique et Libertés loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, promulguée le 21 juin 2018 qui a modifié la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez également consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés www.cnil.fr.

2. VOS DROITS

En application de la Loi Informatique et Liberté Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données ‘RGPD’, toute personne physique utilisant le service a la faculté d’exercer les droits suivants :

Un droit d’accès : En tant que personne concernée, vous pouvez vous informer sur la nature des données personnelles stockées ou traitées vous concernant. Un accès à vos données personnelles vous sera fourni sur simple demande.

En application de la Loi Informatique et Liberté Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données ‘RGPD’, toute personne physique utilisant le service a la faculté d’exercer les droits suivants :

Un droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles lorsque REGATE traite vos données pour des motifs qui leur sont d’intérêt légitime ou pour des motifs de marketing direct.

Un droit à l’oubli : L’Utilisateur peut obtenir de la Société, sous certaines conditions, l’effacement dans les meilleurs délais de certaines données personnelles le concernant. Ce droit à l’oubli ne peut être obtenu dans certains cas notamment pour des motifs d’intérêt public, à des fins d’archives ou pour respecter des obligations légales conditionnant le traitement des données personnelles par la société.

Un droit à la limitation du traitement de vos données : L’Utilisateur peut obtenir de REGATE que celle-ci limite le traitement de ses données personnelles et cela notamment lorsque l’Utilisateur s’oppose à ce traitement, conteste l’exactitude des données ou lorsqu’il pense que l’utilisation est illicite.

Un droit à la portabilité de vos données à caractère personnel : Sous certaines conditions, l’Utilisateur peut demander à recevoir l’intégralité de ses données personnelles afin qu’il puisse les transférer vers un autre responsable de traitement sans que la société ne puisse s’y opposer.

Sort de vos données à votre décès : La société respectera les directives données par tout utilisateur relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès. En l’absence de telles directives, la société fera droit aux demandes des héritiers telles que limitativement énoncées par les dispositions applicables de la Loi Informatique et Libertés.

2.1 Comment exercer vos droits

Pour exercer vos droits, veuillez adresser votre courrier à Regate, 17-21 rue saint Fiacre, 75002 Paris France en indiquant votre nom, prénom, adresse mail, soit par courriel : privacy@regate.io  
Vos demandes doivent être accompagnées d’une copie prouvant votre identité. Nous avons un délai de 30 jours ouvrés à réception de votre demande pour vous répondre. Certaines demandes contraignantes peuvent prendre plus de temps, dans ce cas, le délai sera prolongé et vous en serez informés. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (CNIL) 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 ou via le site internet : www.cnil.fr

3. LES FINALITÉS DE LA COLLECTE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ET LES BASES LEGALES SUR LESQUELLES NOUS NOUS APPUYONS

En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données et la Loi Informatique et Liberté, REGATE France n’est autorisée à utiliser les données personnelles de ses Utilisateurs et Clients que si elle dispose d’une base juridique valable. La communication de vos données personnelles est dans la plupart des cas délibérée. Lorsque vos informations nous sont indispensables pour le traitement de vos demandes, nous vous le signalons par une (*).

3.1 Finalité de la collecte de vos données ?

Afin de répondre à vos sollicitations et besoins, nous collectons à différentes étapes vos données à caractère personnel :

Lors de l’achat du Service

Lors de la création des comptes administrateurs et utilisateurs

Lors de l’allocation, l’enregistrement et l’imputation des données (factures et notes de frais)

Lors de l’approbation et le paiement des factures et du remboursement des notes de frais

Afin d’assurer la traçabilité des actions réalisées par les comptes administrateurs et utilisateurs pour permettre un reporting

Afin d’assurer la conversation et l’archivage des données

Lutte contre la fraude lors du paiement de la commande et gestion des impayés

3.2 Les bases juridiques qui nous permettent de collecter vos données sont les suivantes :

L’exécution d’un contrat passé entre REGATE et ses Clients

L’exécution d’une obligation légale Lorsque cela est dans l’intérêt légitime de REGATE

Lorsque l’utilisateur a donné son consentement

L’exécution d’un contrat passé entre REGATE et ses Clients

L’exécution d’une obligation légale Lorsque cela est dans l’intérêt légitime de REGATE

Lorsque l’utilisateur a donné son consentement.

Finalité
Bases Légales
Gestion du compte client et des commandes
Gestion des opérations de paiement
Gestion de la relation Client, du suivi des commandes, du service après-vente, des réclamations et des remboursements
Recueil des avis clients sur la Plateforme
Allocation, enregistrement et imputation des données (factures et notes de frais)
Assurer la traçabilité des actions réalisées par les comptes administrateurs et utilisateurs pour permettre un reporting
Assurer la conversation et l’archivage des données
Lutte contre la fraude lors du paiement de la commande et gestion des impayés
Envoi d’offres commerciales ciblées par voie électronique et par notifications mobiles
Opérations d’analyses et de statistiques afin d’améliorer la connaissance des clients
Mesure de fréquentation des sites et applications mobiles
Exécution du contrat passé entre REGATE et le Client
Exécution du contrat passé entre REGATE et le Client
Exécution du contrat passé entre REGATE et le Client
Intérêt légitime de REGATE afin d’améliorer le Service
Exécution du contrat passé entre REGATE et le Client
Exécution du contrat passé entre REGATE et le Client
Exécution du contrat passé entre REGATE et le Client
Intérêt légitime de REGATE afin d’améliorer le Service, exécution du contrat passé entre REGATE et le Client
Consentement du Client et des Utilisateurs
Intérêt légitime de REGATE
Consentement du Client et des Utilisateurs
4. À QUI VOS DONNÉES SONT-ELLES TRANSMISES ?

Les données à caractère personnel des Utilisateurs et Clients sont collectées et traitées par :

Les services : commercial, support, développement et administratif.

Les établissements bancaires.

5. SOUS-TRAITANTS

Dans cadre de certaines prestations décrites plus bas, nous faisons appel à des sous-traitants, pour :

Le paiement sécurisé sur les sites et les applications mobile

L’hébergement des données

La réalisation d’opération dites d’OCR d’extraction des données

La réception des adresses mails et factures

L’import de données sur la Solution

La collecte et le traitement des données et informations aux fins de l’établissement d’un module de recherche

La réalisation de traitement des données en cas d’agrégation ou de réconciliation bancaire

La réalisation d’opérations de maintenance et de développement techniques du site internet, des applications interne et du système d’information

La réalisation de monitoring d’erreurs

Le recueil des avis Clients

Treezor est notamment l’émetteur des IBAN Regate ainsi que des Cartes Regate (Mastercard). La Politique de confidentialité de Treezor est accessible ici.

6. TRANSFERT HORS EU

Nous ne transférons pas vos données hors Union Européenne. En cas de changement de politique, cette rubrique fera l’objet d’une modification.

7. DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES

Selon le cas de figure, REGATE a défini des durées de conservation distinctes. Nous faisons en sorte que les durées de conservation soient pertinentes et respectent les délais légaux.
Pour établir la durée de conservation des données personnelles, la société applique les critères suivants :

Les données de prospect : les données sont conservées 3 ans. Le point de départ de la durée de conservation est le dernier échange que nous avons eue ou la dernière interactivité que vous avez eu avec l’un de nos programmes.

Les données des Clients et des Utilisateurs : les données sont conservées pour la durée de la relation contractuelle et pour une durée de trois ans après la fin de la relation contractuelle.

Données de connexions : les données sont conservées 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable.

Données relatives aux personnes concernées par les notes de frais :  les données sont conservées pour la durée de la relation contractuelle et pour une durée de trois ans après la fin de la relation contractuelle.

Les Utilisateurs et Clients de REGATE sont informés qu’en cas de demande de suppression définitive de leur compte, les données seront anonymisées et servirons à REGATE pour des opérations ultérieures. La société est susceptible de conserver certaines données afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires et afin de lui permettre d’exercer ses droits. A ce titre la société conserve les factures liées aux prestations dix ans.

8. RÈGLES APPLICABLES AUX PAIEMENTS PAR CARTE BANCAIRE ET À LA PROTECTION DES DONNÉES BANCAIRES    

Pour les paiements réalisés par les Clients en contrepartie du Service
Afin d´assurer la sécurité de vos paiements, nous utilisons les services de prestataires externes. Ils garantissent un traitement sécurisé de toutes les données sensibles telles que les données bancaires et l’identité des Clients, en conformité avec les directives et normes : DSP2, RGPD et PCI-DSS.Lorsque le paiement de votre commande s’effectue par carte bancaire, notre système de prise de commande se connecte en temps réel avec le système de nos prestataires qui collectent vos données et procèdent aux diverses vérifications pour éviter les abus et les fraudes. Les données sont stockées sur les serveurs de nos prestataires et ne sont à aucun moment transmises sur nos serveurs. Nos prestataires font la demande d’autorisation auprès de la banque et nous transmettent uniquement le numéro de transaction.Afin de pouvoir débiter le compte lors de la facturation ou de le créditer, nos prestataires conservent les données bancaires associées au n° d’autorisation, le temps nécessaire à la réalisation de la transaction et au traitement des éventuelles réclamations.

Pour les paiements réalisés par les Utilisateurs dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme
Afin d´assurer la sécurité des paiements réalisés dans via la Plateforme, nous utilisons les services de prestataires externes. Ils garantissent un traitement sécurisé de toutes les données sensibles telles que les données bancaires et l’identité des Clients, Utilisateurs et Fournisseurs, en conformité avec les directives et normes : DSP2, RGPD et PCI-DSS.
Lorsqu’un paiement s’effectue par carte bancaire, notre système se connecte en temps réel avec le système de nos prestataires qui collectent vos données et procèdent aux diverses vérifications pour éviter les abus et les fraudes. Les données sont stockées sur les serveurs de nos prestataires et ne sont à aucun moment transmises sur nos serveurs. Nos prestataires font la demande d’autorisation auprès de la banque et nous transmettent uniquement le numéro de transaction.
Afin de pouvoir débiter le compte lors de la facturation ou de le créditer, nos prestataires conservent les données bancaires associées au n° d’autorisation, le temps nécessaire à la réalisation de la transaction et au traitement des éventuelles réclamations.

8.1  Comment sont enregistrées les données bancaire ?

Pour permettre le paiement échelonné, le tiers prestataire de paiement pourra mémoriser les données bancaires du Client pour ne pas avoir à les indiquer à chaque nouvelle échéance de paiement.

9. LES MESURES DE SÉCURITÉ QUE NOUS METTONS EN PLACE POUR PROTÉGER VOS DONNÉES

En tant que Sous-Traitant, REGATE prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données. Cela inclut la sécurité physique des bâtiments abritant nos systèmes et la sécurité du système informatique pour empêcher l’accès externe à vos données. L’accès à vos données est limité aux seules personnes ayant la nécessité d’en prendre connaissance.

10. SITES WEB TIERS ET RESEAUX SOCIAUX

Le site internet ainsi que les applications permettant l’accès à la Plateforme peuvent contenir des liens hypertexte donnant accès à d’autres sites web édités et gérés par des tiers et non par REGATE. REGATE ne pourra être tenu responsable directement ou indirectement dans le cas où lesdits sites tiers ne respecteraient pas les dispositions légales.
La création de liens hypertexte vers le site internet ainsi que les applications permettant l’accès à la Plateforme ne peut être faite qu’avec l’autorisation écrite et préalable de REGATE.Nous attirons votre attention sur les réseaux sociaux que nous utilisons et avec lesquels vous pouvez être amenés à interagir pour nous soutenir et/ou partager l’une de nos publications. Lors de votre interaction, REGATE ne peut être tenu comme responsable en cas de problème. Sachez que lorsque vous utilisez ces liens, des informations à votre sujet peuvent être collectées ou partagées. Nous vous encourageons à consulter les politiques et paramètres de confidentialité des réseaux sociaux avec lesquels vous interagissez, afin de connaître les informations susceptibles d’être recueillies, utilisées ou partagées par ces sites.

11. POLITIQUE COOKIES & AUTRES TRACEURS
11.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers de données placés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile par votre navigateur lorsque vous visitez un site Web. Habituellement, un cookie contient le nom du site Web qui l’utilise et une chaîne de texte ou un « identificateur unique » qui permet aux sites Web de reconnaître ce cookie lors de chaque visite subséquente tout au long de sa durée de vie. Les cookies peuvent collecter et stocker un large éventail d’informations, tels que le type de navigateur ou le système d’exploitation utilisé, la langue ou d’autres paramètres du navigateur, ou encore vos interactions avec le site Web. Habituellement, les cookies ne sont pas utilisés pour collecter des données qui identifient un individu. Cependant, les informations recueillies avec des cookies peuvent être associées à une personne physique, si elles sont combinées avec des données personnelles identifiables telles que l’adresse e-mail d’une personne.Le dépôt de cookies vous est signalé, lors de votre connexion, par un bandeau situé en bas de notre site. Votre consentement pour le dépôt de certains cookies est indispensable. Vous pouvez accepter ou refuser le dépôt de cookies sur votre ordinateur ou votre terminal mobile. Si vous faites le choix de ne pas utiliser de cookies, vous pourriez être privé de certaines fonctionnalités présentes sur le site.En général, nous utilisons deux types de cookies différents sur ce site

Les cookies de session sont utilisés pour stocker des informations sur vos activités sur ce site pendant la durée de votre visite. Ils sont effacés lorsque vous fermez votre navigateur.

Les cookies persistants sont stockés dans l’un des sous-dossiers de votre navigateur pendant une ou plusieurs sessions. Ils expirent après une certaine période (définie dans le fichier) ou peuvent être supprimés manuellement.

Balises Web, scripts intégrés et autres technologies similaires :  

Nous et nos partenaires tiers pouvons également utiliser des technologies similaires sur ce site, tels que des balises Web (également appelées Pixel-Tags ou GIF) ou des scripts.Les balises Web sont de petites images graphiques qui peuvent être intégrées dans des sites Web ou dans des courriels HTML qui ne sont généralement pas visibles par l’utilisateur. Elles permettent de suivre l’interaction de l’utilisateur avec le site ou nos newsletters. Par exemple, elles nous aident à comprendre si vous avez lu notre newsletter ou si vous avez cliqué sur les liens qui s’y trouvent, afin que nous puissions vous proposer des offres adaptées à vos centres d’intérêt. Un script ou pixel intégré est un code conçu pour collecter des informations sur vos interactions avec ce site, tels que les liens sur lesquels vous cliquez. Le code est téléchargé temporairement sur votre appareil depuis notre serveur web ou celui d’un prestataire de services tiers. Il est actif uniquement lorsque vous êtes connecté au site Web, et est désactivé ou supprimé par la suite. Même si vous n’aurez pas la possibilité de rejeter ou de désactiver ces technologies spécifiquement, elles fonctionnent conjointement avec certains cookies. De ce fait, la désactivation des cookies empêchera le fonctionnement des technologies susmentionnées.

Conformément à la Directive 2002/58/CE du 12 juillet 2002, nous recueillons votre consentement préalable au dépôt des cookies publicitaires, de mesure d’audience et de partage vers les réseaux sociaux.

11.2 Quel type de cookies utilisons nous et pour quelle finalité ?
Des cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont nécessaires pour les opérations propres aux services qui sont fournis sur nos sites internet. Ils sont utilisés pour fournir les fonctionnalités basiques de nos sites internet, telles que se souvenir des informations qui ont été insérées dans un formulaire. Si vous empêchez l’installation de ces cookies, vous ne pourrez plus utiliser ces fonctionnalités et le site internet pourrait ne pas fonctionner de façon efficace.

Des cookies de statistiques

Ces cookies sont utilisés pour collecter des données anonymes à des fins statistiques. Ils nous permettent de mesurer l’audience du site internet et d’analyser la façon dont les visiteurs surfent sur le site internet (nombre de visiteurs sur le site internet, nombre de visites par page, temps passé sur chaque page, localisation des clics, mesures d’efficacité des publicités…). Ils sont également utilisés pour détecter des problèmes de navigation et toute autre difficulté. Ces cookies nous aident à améliorer notre site internet et votre navigation.

Des cookies de préférence

Ces cookies sont utilisés pour se souvenir de vos choix, de vos réglages et de vos préférences de contenu sur le site internet (comme votre langue, vos choix de personnalisation…) et vous offrir ainsi une expérience de navigation personnalisée en adaptant les contenus du site internet pour vous. Si vous refusez ces cookies nous ne pourrons plus vous offrir certaines fonctionnalités et certaines pages du site internet pourraient ne pas fonctionner correctement.

Spécificité des cookies de partage

Ces cookies sont spécifiquement liés à l’utilisation des boutons de partage d’une page du site sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.). Les boutons de partage vous permettent de directement partager sur le réseau social concerné une page du site. En cliquant sur le bouton de partage sur le réseau social concerné, un ou plusieurs cookies sont alors déposés sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette) par le réseau social. Nous n’avons ni accès ni contrôle sur ces cookies de tiers, qui peuvent être des cookies analytiques, de performance ou de ciblage.

Nous vous suggérons de consulter les sites internet de ces tiers pour plus d’informations au sujet de leurs cookies et pour savoir comment les gérer :
11.3 Réglage et blocage des cookies via notre gestionnaire de cookies

La liste des cookies que nous utilisons est consultable via l’outil de gestion que nous avons mis en place. Vous avez la possibilité de les désactiver à tout moment. Néanmoins, nous attirons votre attention sur le fait que certains cookies sont indispensables au bon fonctionnement de notre site et qu’il est donc déconseillé de les désactiver.

11.4 Réglage et blocage des cookies via vos paramètres de navigation

Vous pouvez également contrôler les cookies grâce aux paramètres de votre navigateur. Si la plupart des navigateurs sont paramétrés par défaut et acceptent l’installation de cookies, vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, de choisir d’accepter tous les cookies, ou de les rejeter systématiquement ou encore de choisir ceux que vous acceptez selon l’émetteur. Vous pouvez également paramétrer votre navigateur pour accepter ou refuser, au cas par cas, les cookies préalablement à leur installation. Vous pouvez également régulièrement supprimer les cookies de votre terminal via votre navigateur.L’utilisation de cookies ou de technologies similaires par tout site Internet tiers, fournisseur de contenu publicitaire est soumise à leur propre politique de confidentialité en matière de cookies.La CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) propose en téléchargement gratuit, un logiciel de gestion des cookies sur son site Internet : rendez-vous à l’adresse https://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/ pour en savoir plus.Pour la gestion des cookies et de vos choix, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide de votre navigateur, qui vous permettra de savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de cookies.
A titre d’exemple :

11.5 Paramétrage du système d’exploitation de votre smartphone

Vous avez la possibilité de contrôler le dépôt des cookies sur votre smartphone dans les règles du système d’exploitation.A titre d’exemple :

12. MODIFICATION DE LA PRESENTE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES

La Société peut modifier la présente Politique de Protection des données à tout moment. La société informera les Utilisateurs par tout moyen des modifications apportées à la présente politique.

Date de diffusion de cette politique : 21 Janvier 2021