Facture numérique : les enjeux pour les entreprises

Les entreprises sont nombreuses à vouloir digitaliser certains de leurs process traditionnels pour gagner en simplicité et en productivité. Mais quelquefois, ce sont aussi les évolutions réglementaires qui font avancer la transformation digitale. Ce sera ,notamment le cas très prochainement, avec la mise en place progressive de la facture électronique. 

Prochainement, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront ainsi être en mesure de recevoir des factures au format électronique. Les grandes entreprises devront également les émettre. Cette obligation d’émission d’e-factures sera étendue aux entreprises de taille intermédiaire selon un calendrier qui sera connu avant la fin de l'année.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur le concept de facture numérique et sa définition. Nous prendrons également le temps de passer en revue les principales différences entre une facture numérique, une facture dématérialisée et une facture électronique. La nuance entre ces différents termes est en effet importante à appréhender dans la perspective de la réforme. Enfin, nous aborderons un sujet primordial : comment bien choisir votre outil de création de factures électroniques !

Qu'est-ce qu'une facture numérique ?

Facture numérique : définition

On parle généralement de facture numérique lorsqu'on fait référence à la version dématérialisée d'une facture traditionnelle. Cela peut donc désigner autant une version scannée d’une facture papier qu’une facture directement générée dans un format numérique. 

Quels sont les avantages d'utiliser des factures numériques ?

La généralisation de la facture numérique au sein des entreprises s’accompagne de nombreux bénéfices : une meilleure organisation comptable, une gestion quotidienne plus efficace, mais également une vision d'ensemble plus claire.

En plus de cela, la facture numérique permet d'optimiser les coûts en entreprise. Son envoi est gratuit et ne nécessite pas de papier ni d'affranchissement pour un envoi par courrier.

Enfin, ce nouveau process d'envoi et de partage des factures est un précieux moyen de préserver notre environnement. Grâce à la facture numérique, on réduit à la fois les émissions de gaz à effet de serre et la production de déchets.

Les éléments essentiels à faire apparaître sur une facture numérique

De la même manière qu'une facture traditionnelle, certains éléments doivent obligatoirement figurer sur vos factures dématérialisées. Les informations à mentionner sur votre facture numérique sont donc identiques à ceux d’une facture papier :

• La date de la facture ;
• Le numéro de la facture ;
• La nature de la transaction (livraison de biens ou prestation de service) ;
• Les coordonnées et le nom du client (dénomination sociale, SIREN/SIRET, adresse postale du siège social) ;
• Les coordonnées et le nom du fournisseur (dénomination sociale, SIREN/SIRET, adresse postale du siège social) ;
• Le montant total dû ;
• Le numéro d'identification à la TVA.

À noter qu'une entreprise qui ne respecte pas ces mentions obligatoires s'expose à une amende fiscale de 15€ par mention manquante/inexacte.

Quelles différences entre facture numérique, facture dématérialisée et facture électronique ?

Zoom sur la facture dématérialisée

Le terme dématérialisé fait référence à l'idée de quelque chose qui n'est ni physique ni palpable. On parle de facture dématérialisée pour désigner une facture qui n'existe que sous forme numérique. Pour obtenir une facture dématérialisée, il suffit de scanner une facture qui existe déjà sous format papier. Les avantages de posséder une facture dématérialisée sont divers : faciliter leur stockage et simplifier leur envoi par email aux clients, par exemple.

Zoom sur la facture électronique

Contrairement à la facture dématérialisée, la facture électronique (telle qu'elle est définie par la réforme qui va s’appliquer à partir de 2024) est générée via un logiciel de facturation 100% digital et transmise par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) reconnue par l’État, ou via le portail public de facturation (PPF). L'objectif de cette plateforme de facturation étant d'envoyer et de recevoir des factures conformes à la réglementation française en vigueur. Ce type de facture contient exactement les mêmes informations qu'une facture traditionnelle, auxquels s’ajoutent des métadonnées enregistrées sous un format spécifique.

Pourquoi ne faut-il pas confondre la facture numérique avec la facture électronique ?

Facture numérique et facture électronique ne sont pas synonymes. La différence fondamentale entre une facture numérique et la facture électronique réside dans leur mode de création et d'envoi.

En résumé, une facture numérique remplace la traditionnelle facture papier. Elle doit mentionner les mêmes informations qu'une facture papier et peut être téléchargée via un site web ou bien envoyée par email. Et elle a la même valeur qu’une facture papier. Quant à la facture électronique, elle dépend obligatoirement d'une plateforme reconnue par l'État. Elle est émise dans un format électronique structuré permettant son traitement automatique, ainsi que la transmission des données à l’administration fiscale.

Règles et obligations en matière de facture électronique

Les obligations actuelles pour les entreprises

L'État français a déjà amorcé la première phase de sa réforme concernant la génération de factures électroniques. Si vous vous demandez quels sont les objectifs de cette réforme, la digitalisation des factures permet de :

• Contrôler la conformité des factures ;
• Simplifier la comptabilité des entreprises ;
• Transmettre plus facilement ses données comptables à l'administration fiscale ;
• Faciliter la déclaration de TVA ;
• Lutter contre la fraude fiscale.

Mise en œuvre depuis l'année 2020 pour les entreprises travaillant pour la sphère publique, la facture électronique se généralisera bientôt aux autres entreprises assujetties à la TVA en France, pour les échanges B2B. Pour le moment, seules les entreprises travaillant pour des donneurs d'ordre public ont donc l'obligation d'utiliser la facture électronique. Néanmoins, toutes les entreprises françaises, peu importe leur taille, doivent se préparer à la nouvelle réforme afin d'être en règle le moment venu.

Facture électronique : calendrier et phases à venir

La généralisation de la facturation électronique va progressivement se généraliser. Le calendrier exact a été par la Loi de Finances 2024 :

- À partir du 1er septembre 2026 : Obligation d'émission pour les grandes entreprises et les ETI. Obligation de réception pour toutes les entreprises.
- À partir du 1er septembre 2027 : Obligation d'émission pour les TPE-PME.

Quel est le cycle d'une facture électronique ?

Afin de simplifier et d'optimiser la gestion de leur comptabilité, les entreprises sont amenées à choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou à travailler avec le portail public de facturation (PPF).

Choisir sa plateforme de dématérialisation de facture numérique : nos conseils

S'interroger sur ses besoins

La première étape consiste à s'interroger sur les besoins de l'entreprise. Analysez votre process actuel pour savoir ce que vous souhaitez garder et faites le point sur les fonctionnalités qui pourraient vous manquer. Une fois que vous aurez en tête ces fonctionnalités, vous serez plus à même de choisir parmi les offres des différentes plateformes qui existent sur le marché.

Regate est une plateforme intégrée de gestion financière, qui vous permet notamment de gérer votre facturation fournisseurs et votre facturation client. Grâce à la dématérialisation, le traitement des factures est automatisé et simplifié. Vous souhaitez tester cette plateforme ? Planifiez dès maintenant votre démo !

Choisir en fonction de son budget

Évidemment, la question du budget est essentielle lorsqu'il s'agit d'optimiser la rentabilité de son entreprise. En fonction des offres et des fonctionnalités proposées par les plateformes, différents prix sont pratiqués. L'essentiel est de trouver une plateforme dont les coûts mensuels ou annuels respectent votre budget. Avant de prendre votre décision, pensez à calculer la rentabilité de votre investissement !

Se tourner vers un outil facile à prendre en main

Enfin, le dernier conseil que nous avons à vous prodiguer lorsqu'il s'agit de choisir entre différentes solutions est de miser sur l'intuitivité. Il est primordial que l'équipe assurant la gestion quotidienne de votre entreprise puisse facilement prendre en main cette nouvelle plateforme. Tournez-vous donc vers une plateforme à l'expérience utilisateur soignée qui ne s'éloigne pas trop de votre environnement comptable actuel.

Facture numérique : ce qu'il faut retenir

Il existe différents types de factures sous format dématérialisé. Certaines sont simplement des factures numériques créées lors du scan de factures papier. Quant aux factures que l'on appelle électroniques, elles sont générées et envoyées grâce à l'utilisation de plateformes spécifiques. Les entreprises françaises vont être progressivement invitées à digitaliser leur process de facturation afin de répondre aux normes de la nouvelle réforme mais également pour gagner en efficacité.