

Une étude nationale du Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) estime que la dématérialisation des factures pourrait faire économiser 20 milliards par an aux entreprises françaises.
Une étude nationale du Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) estime que la dématérialisation des factures pourrait faire économiser 20 milliards par an aux entreprises françaises.
Bénéficiant d’un soutien fort de l’Etat, elle devient progressivement obligatoire.
Mais la dématérialisation des factures n’est pas une simple manipulation informatique. Elle implique un bouleversement profond de la gestion comptable des entreprises.
Qu’en est-il exactement ? Qu’entend-on exactement lorsque l’on parle de dématérialisation ? Pourquoi est-ce devenu un enjeu clé en France ? Comment la mettre en place ?
Dans cet article, vous trouverez un état des lieux de la situation et des évolutions à venir.
Avant de creuser le sujet de la dématérialisation, prenons le temps d’étudier en détail ce dont on parle. Que signifie exactement la dématérialisation comptable ?
La dématérialisation des documents d’une entreprise revient à organiser et gérer l’ensemble des documents et des données, sans utiliser de support matériel (généralement le format papier).
En l'occurrence, la dématérialisation des factures revient à n’utiliser plus que le format numérique pour la gestion globale de la facturation : édition, réception, envoi et stockage
On parle de dématérialisation duplicative (ou numérisation) lorsqu’une entreprise met au format numérique l’ensemble des archives en sa possession. Ce type de dématérialisation a pour objectif de substituer un support matériel qui peut être dégradé, détruit ou perdu, à un support numérique généralement plus sûr.
On parle de dématérialisation native lorsque les nouveaux documents sont reçus directement au format numérique.
La dématérialisation est un processus complet et plus récent, qui demande une organisation globale : aussi bien au sein de la société, que pour les relations externes.
L’objectif est de gagner en productivité, de permettre des échanges d’informations plus fluides et d’optimiser le classement et l’archivage.
La dématérialisation d’une facture est un processus complet et l’administration fiscale française a une vision stricte de la forme que doit revêtir une facture dématérialisée d’un point de vue fiscal.
Il existe plusieurs termes pour désigner une facture créée, envoyée puis reçue par voie électronique : facture dématérialisée, facture électronique ou encore e-facture.
Une facture électronique est une facture qui est créée, transmise, reçue et archivée sous un format électronique (comme le rappelle l’article 289 du Code général des impôts).
Une facture qui a été conçue dans un premier temps sur un support papier, puis numérisée, ne peut pas être considérée comme une facture électronique.
Il en est de même pour les factures qui seraient créées sous une forme électronique et envoyées ensuite exclusivement sous format papier.
Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, son processus complet de réalisation doit être pensé, organisé et réalisé de façon électronique.
Pour qu’une facture soit considérée comme dématérialisée d’un point de vue fiscal (autrement dit, pour que l’État la considère comme telle), elle doit pouvoir remplir trois conditions que nous allons détailler.
Première condition : l’authenticité de l’origine : l’émetteur de la facture doit être identifiable et reconnaissable, facilement et rapidement. Autrement dit, la facture doit garantir l’identité de son émetteur.
Deuxième condition : L’intégrité du contenu : les informations figurant sur la facture émise ne doivent pas être modifiables.
Enfin, la lisibilité de la facture : l’administration fiscale et l’utilisateur final doivent pouvoir prendre connaissance de la facture (lecture et compréhension) sans difficulté majeure. Elle doit être facilement compréhensible.
Il existe trois moyens différents pour garantir à la fois l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture. Chaque société peut choisir entre la signature électronique, l’EDI ou la piste d’audit fiable.
La signature électronique est à différencier de la signature numérisée, c’est un procédé qui permet de garantir l’identité du signataire, l’intégrité du document et également sa provenance. La signature électronique représente aujourd’hui un parfait équilibre entre l’aspect juridique et l’aspect technique des normes imposées à la facturation actuelle. Idéale pour les entreprises de taille moyenne, c’est un système qui repose sur l’utilisation d’un certificat numérique composé d’une suite de nombres présents sur le document de façon non cryptée. Son utilisation est conditionnée au recours à un prestataire de services de certification électronique qualifié, ces derniers autorisent deux types de formations pour les documents : le format PDF et le format JPEG.
L’EDI (ou Échange de Données Informatisé), est quant à lui, un processus plus global de structuration des factures. C’est un système d’exploitation des données qui permet à deux entreprises distinctes de pouvoir échanger des informations, de manière totalement sécurisée grâce à un accès à une plateforme partagée. À ce jour, il n’existe pas de technique plus aboutie pour certifier les factures dématérialisées. Il existe plusieurs types d’EDI, les formats les plus connus sont les formats : EDIFACT, VDA, ANSI ASC X12, etc. C’est une solution idéale pour les entreprises qui génèrent un gros volume de factures, l’édition est plus rapide et plus simple, et la recherche d’informations est optimisée.
Il existe une troisième solution, la Piste d’Audit Fiable. Généralement privilégiée par les petites structures, elle permet à l’entreprise d’apporter la preuve de la validité des factures grâce à la mise en place d’une chaîne de contrôle interne. Son but est de permettre de faire le lien entre les factures émises et les livraisons de biens et/ou les prestations de services facturées. En cas de contrôle, il est du ressort de l’entreprise de pouvoir reconstituer l’ensemble du processus de facturation : de son origine jusqu’à la constatation du règlement sur le relevé bancaire. C’est la solution la moins coûteuse en termes d’investissement informatique, mais elle nécessite d’être extrêmement rigoureux à chaque étape du processus et de mettre en place un contrôle vigilant.
La dématérialisation des factures est un des enjeux majeurs de la gestion comptable des entreprises pour les années à venir, voyons pourquoi.
Dès le début des années 2000, des lois ont commencé à régir le format électronique des factures.
La loi du 14 mars 2000
Le 14 mars 2000, l’article 1316-1 du CODE CIVIL précise que l’écrit sous format électronique est admis comme preuve au même titre qu’un écrit sur support papier, sous deux conditions :
La loi du 21 février 2015
Plus récemment, la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques, dite “loi Macron”, a imposé le format électronique pour les factures à destination des différents organes de l’Etat, selon la taille de l’entreprise à partir du 1er janvier 2017, et de manière progressive :
Elle précise également que la facture numérique n’est pas une facture simplement adressée par e-mail, mais c’est une facture qui doit être envoyée et reçue par un système digital à la source, avec une transmission cryptée et une preuve de réception.
La loi de Finance 2020
L’article 56 du Projet de Loi de Finances 2020 instaure l’obligation de dématérialisation des factures de manière progressive entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. Cette obligation progressive se fera en tenant compte de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées.
Dès le 1er janvier 2023, toutes les entreprises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques et les grandes entreprises seront obligées d'y avoir recours pour l'émission de leurs propres factures.
D’ici 2025, au plus tard, un grand nombre d’entreprises françaises devront obligatoirement passer au format dématérialisé pour leur facturation, mais pas toutes. Voyons lesquelles en détail.
Les entreprises qui n’émettent des factures qu’à destination des particuliers ne seront pas soumises pour le moment à cette obligation légale.
Les entreprises peuvent être divisées en plusieurs types :
En 2025, la dématérialisation des factures ne sera obligatoire que dans les deux derniers cas (B2B et B2G).
Les entreprises françaises peuvent également être dissociées en 2 groupes :
Les entreprises concernées par le Projet de Loi de Finances 2020, sont uniquement celles assujetties à la TVA.
Voici quelques exemples d’entreprises non concernées par la dématérialisation des factures :
Et voici des exemples, d’entreprises concernées par la dématérialisation des factures
Beaucoup d'études ont démontré les nombreuses difficultés que peuvent rencontrer les services comptables des entreprises dans le processus de traitement des factures quand celles-ci ne sont pas dématérialisées.
Les principales difficultés qui peuvent être rencontrées sont des coûts élevés de traitement significatifs, un manque de visibilité, une potentielle perte de documents, des erreurs de paiement factures, un manque de traçabilité, une absence de piste d’audit fiable…
La dématérialisation des factures présente, de fait, beaucoup d’avantages pour les entreprises :
Les entreprises qui passent à la dématérialisation des factures voient de nombreux avantages au niveau de l’efficacité du process, au niveau de la relation client, mais aussi dans la gestion des règlements.
Le coût de traitement manuel d’une facture papier a été estimé à 10 € par la FNFE et le coût de stockage d’une facture serait de 3,25 €. Si vous multipliez ce montant par le nombre de factures émises chaque mois, vous aurez une idée du montant que cela représente pour votre entreprise !
Il est aussi possible d’évoquer les factures mal classées ou perdues, les chiffres et les informations sur ce sujet sont assez frappants : 110 € pour rechercher une facture et 200 € pour la reproduire.
À ces coûts directs s’ajoutent les coûts indirects qu’il est important de prendre en compte :
La dématérialisation des factures permet également un véritable gain de temps pour les entreprises.
Le service comptable n’est pas le seul impacté par cette obligation, de nombreux services vont bénéficier d’un gain de temps :
La dématérialisation des factures permet également un véritable gain de place pour les entreprises.
Les archives représentent une véritable masse de documents à garder et à conserver pendant plusieurs années.
Pour rappel, la législation requiert une durée de conservation :
Pour mettre en place au sein de votre entreprise une démarche de dématérialisation des factures, il est important de suivre plusieurs étapes clés.
Dans un premier temps, il va falloir comprendre le contexte global de cette mise en place. Quels services vont être impactés ? Quelles tâches quotidiennes ? Qu’est-ce que cela implique dans l’organisation de votre société ?
Ensuite, il va falloir appréhender les contraintes, en faisant le point avec les différents services : quelles difficultés vont-ils rencontrer ?
Pour y voir plus clair, il est intéressant d’établir une cartographie de l’existant et d’anticiper les risques.
Une fois que ce travail de préparation a pu être établi, il faudra prendre le temps de découvrir et comprendre la diversité des solutions existantes et choisir sa stratégie de déploiement.
Le logiciel qui vous permettra de mettre en place votre transition digitale doit être adapté le plus possible à vos besoins.
Il est important de prendre en compte plusieurs éléments pour anticiper les éventuels soucis :
Nous voici arrivés au terme de cet article. En espérant qu’il vous aura aidé à mieux appréhender le sujet de la dématérialisation !
La dématérialisation des factures pourrait faire économiser 20 milliards par an aux entreprises françaises.