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Notes de frais

Notes de frais

Simplifiez la gestion des notes de frais de vos équipes

Regate by Qonto automatise la gestion de vos notes de frais et simplifie le quotidien de vos collaborateurs grâce à son application mobile.

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Gérez vos notes de frais de bout en bout sur un seul et même outil

Gain de temps et d’efficacité

Vos salariés peuvent digitaliser leurs notes de frais en un clic via l’app mobile Regate. Faites-les approuver par leurs managers et validez le remboursement directement depuis Regate !

Fiabilité et automatisation

Grâce à un OCR très performant et un puissant moteur de règles, gardez le contrôle sur les coûts et générez automatiquement les bonnes écritures dans votre comptabilité.

Pilotage en temps réel

Suivez les dépenses des salariés en temps réel et allouez-les à des budgets comptables pré-définis ! Plus d’imprécision ou de mauvaise surprise au moment de la clôture, l’information est centralisée et toujours à jour.

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Notes de frais - Gabriel d’Agay

“Après un benchmark assez complet des différentes solutions existantes sur le marché, nous avons choisi Regate principalement pour son scope fonctionnel très complet, son caractère collaboratif et sa simplicité d'utilisation.

Les gains de productivité ont tout de suite été au rendez-vous : en réconciliant gestion financière et suivi comptable en temps réel, Regate donne une visibilité complète sur l'activité ce qui permet d'affiner le pilotage au plus près de la réalité.

Sans parler des cartes bancaires Regate, paramétrables pour chaque besoin, qui ont permis de simplifier à l'extrême la gestion des dépenses récurrentes de l’entreprise !"‍

Gabriel d’Agay
DAF chez Greenriders
Découvrir le témoignage vidéo

Digitalisez vos notes de frais en un clic

Utilisez l’un des nombreux canaux de digitalisation mis à disposition pour dématérialiser toutes vos notes de frais :

  • Transfert sur votre boîte mail dédiée
  • Import dans la plateforme
  • Photo via l’application mobile

Toutes les notes de frais de votre entreprise sont centralisées en un seul endroit. Pour le plus grand bonheur de votre comptable ou expert-comptable !

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Élément de l'interface regate
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Gardez le contrôle de vos dépenses et automatisez votre comptabilité

Paramétrez des circuits d’approbation, des règles spécifiques et des limites de dépense. Imputez les frais à des projets ou à des centres de coûts.

Grâce à son moteur de règles intelligent, Regate apprend de vos actions et génère les bonnes écritures directement dans votre comptabilité.

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Une application mobile qui facilite le quotidien

L’application mobile Regate permet à vos collaborateurs de soumettre leurs notes de frais et d’ajouter facilement leurs justificatifs en les téléchargeant ou en les prenant directement en photo.

Les notes de frais peuvent ensuite être validées en un clic par l’approbateur.

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La carte Regate by Qonto pour en finir avec les avances de frais

Grâce à la carte bancaire Regate, plus besoin de passer par les notes de frais : pré-validez les dépenses de vos salariés et générez facilement des cartes virtuelles ou physiques en fonction de chaque besoin !

Vos salariés n’avancent plus les frais et toutes les dépenses faites via les cartes Regate sont automatiquement rapprochées dans votre logiciel de production comptable.

Identifiez plus facilement les justificatifs manquants !

Regate remonte l’ensemble des justificatifs manquants et relances automatiquement les salariés concernés.

La collaboration avec votre comptable ou expert-comptable en est facilitée, qu’il soit à distance ou sur site !

Regate et Qonto joignent leurs forces

Les produits Regate et Qonto s'intègrent pour vous proposer le meilleur des deux mondes :

Les entreprises peuvent payer directement depuis Regate avec un compte Qonto
Les experts-comptables peuvent récupérer directement sur leur interface Regate les documents déposés par leur clients sur Qonto
Et bien plus d'intégrations à venir !
Regate by Qonto se synchronise avec vos outils comptables

FAQ

Est-ce-que Regate by Qonto propose une application mobile pour gérer les notes de frais ?

Pour faciliter la vie des des équipes comptables, des collaborateurs et des managers, Regate by Qonto propose une application mobile qui permet entre autres de gérer ses notes de frais. Très simple d’utilisation, elle permet de prendre en photo les justificatifs papier, de qualifier les dépenses et de générer également des notes de frais kilométriques en seulement quelques clics. Il existe d’ailleurs des droits d’accès spécifiques dans Regate limités aux notes de frais et aux demandes d’achats.

Peut-on mettre en place des circuits d’approbation des notes de frais dans Regate by Qonto?

Oui, pour s’assurer que les notes de frais sont bien approuvées par les bonnes personnes. L’approbateur peut d’ailleurs valider très simplement directement depuis l’application mobile Regate.

Peut-on paramétrer une politique limitante pour les notes de frais dans Regate by Qonto ?

Pour éviter de ralentir votre activité avec un blocage complet de la dépense, Regate by Qonto a mis en place un système d’alertes aussi bien pour les collaborateurs que pour les managers afin de les avertir si les notes de frais ne respectent pas la politique de l’entreprise. Le manager peut alors refuser ou valider la notes de frais pour faciliter la suite des opérations, à savoir la comptabilisation ou non de la dépense.

Peut-on rembourser directement ses salariés depuis Regate by Qonto ?

Regate by Qonto est conçu pour optimiser la gestion des notes de frais pour les collaborateurs et managers, mais surtout pour les comptables. Ainsi, le remboursement des notes de frais peut se faire simplement en un clic directement depuis la plateforme Regate.

Peut-on ajouter des participants externes sur les notes de frais dans Regate by Qonto ?

Oui, il est très simple, au moment de la création de la note de frais dans Regate by Qonto, de préciser quand des participants externes sont concernés par une note de frais. Cette information est alors bien consignée et transmise au manager pour faciliter la bonne comptabilisation des notes de frais.

GUIDE PRATIQUE

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Aucun développement technique de votre part n’est nécessaire. Nos équipes s’occupent de tout et vous accompagnent pour paramétrer votre interface Regate by Qonto en fonction de vos besoins.

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Et si vous testiez Regate by Qonto ?

Regate by Qonto automatise votre gestion financière et comptable et vous fait gagner du temps au quotidien.

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Utilisateur Regate
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Comment mettre en place
un contrôle efficace des dépenses ?

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