Les bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs

La mise en place de la dématérialisation des factures ne profite pas seulement aux entreprises en réduisant leur impact sur l'environnement, mais il offre également de nouvelles opportunités aux fournisseurs. En passant au zéro papier, les entreprises sont en mesure de réduire leurs coûts et d'améliorer leur efficacité.

Bien que l’obligation de sa mise en place ait été repoussée, la dématérialisation des factures ne sera d’ici 2026, plus une option. Toutes les entreprises devront s’y conformer. Mais qu'est-ce qui se cache derrière cette tendance et quels avantages votre entreprise peut en retirer ?

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Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?

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La dématérialisation des factures est un procédé relativement simple, qui vise à transposer les factures fournisseurs au format papier dans un format numérique facilitant ainsi leur transmission et leur traitement.

Afin de lire et remonter les informations des factures numériques, des  systèmes OCR (: Optical Character Recognition en anglais), ou ROC (Reconnaissance Optique de Caractères en français) sont utilisés. C’est un procédé qui permet d’éditer et d’intégrer un texte directement dans un logiciel souhaité. 

En quelques années, la mise en place de ces systèmes s’est grandement simplifiée et la qualité des informations ainsi remontées s’est également largement améliorée.

Les bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs 

La dématérialisation des factures fournisseurs comporte de nombreux avantages. 

Les différents services de gestion comptable et financière vont pouvoir homogénéiser leur fonctionnement, et de ce fait, gagner en efficacité : automatisation des processus, diminution du temps et du coût de traitement des factures et des relances, amélioration de la traçabilité comptable et une meilleure gestion des délais de paiement. 

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Simplifier le traitement des factures fournisseurs (capture, intégration comptable, approbation) 

Dématérialiser les factures fournisseurs est un enjeu majeur pour les sociétés. Au delà du gain de temps et du gain financier qu’elle représente, la dématérialisation permet aux différentes équipes concernées, de bénéficier de procédures de travail optimisées : 

• Le traitement des factures sera plus rapide : réception par voie dématérialisée, archivage facilité 
• Avec la généralisation du télétravail, la logistique ne sera plus un frein aux différentes tâches quotidiennes. L’accès aux documents est facilité, même à distance.
• La connexion entre les outils de dématérialisation et les outils comptables permet de gagner du temps 
• Les relations avec les fournisseurs sont plus fluides
• Les circuits d’approbations peuvent être mis en place facilement et rapidement, pour accélérer les différents processus de traitement.

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Supprimer les tâches manuelles liées au traitement des factures (gain de temps) 

En plus de lire les informations figurant sur les factures, de nombreux OCR permettent une automatisation des imputations comptables. Cela permet de réduire considérablement le temps de saisie des factures ainsi que le taux d’erreurs de saisie. 

Le temps de transmission des éléments étant particulièrement réduit avec l’utilisation de voie dématérialisée, les entreprises sont plus rapides en cas d’ajustements ou de demande de modifications d’informations sur les factures. 

Vous éviterez à vos équipes les tâches redondantes de saisie manuelle, les photocopies, la mise sous pli, l’archivage et l’envoi de courrier : des tâches sans valeur ajoutée.

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Diminuer les coûts opérationnels 

Dans son rapport sur La capture de données dans le traitement des factures fournisseurs, vers une reconnaissance de l’OCR , le cabinet Paystream Advisors a mis en évidence que le traitement des factures dématérialisées permet une économie de 50% par rapport au traitement papier. 

Il permet au département comptable de traiter plus de factures et donc de faire face à la croissance de l’entreprise et des flux sans augmenter proportionnellement la taille du département.

Il y aura une économie nette  sur le stockage. Sachant que les factures doivent être stockées pendant 10 ans, les factures papiers requiert un espace de stockage conséquent, des fournitures et une main d'œuvre particulière. 

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Stocker et retrouver les factures fournisseurs facilement (en cas de contrôle fiscal par exemple ou pour un audit) 

Le stockage des factures papier représente un coût non négligeable, comme on a pu le voir précédemment, mais c’est aussi une organisation particulière. Si vous avez besoin de vérifier une facture, il faudra vous rendre dans l’espace de stockage, chercher et trouver la facture dont vous avez besoin, la méthode de classement est alors très importante pour ne pas perdre trop de temps, vous pourrez consulter la facture puis la ranger. Ces différentes étapes représentent un temps considérable quand on sait que les services comptables peuvent avoir besoin de vérifier plusieurs factures, plusieurs fois par jour.

La dématérialisation des factures permet de centraliser et d’archiver l’ensemble des factures dans un seul et même espace. Cet espace pourra être partagé entre les différents services, et même avec vos fournisseurs parfois.

Pour ne plus gérer le stockage papier, veillez tout de même à ce que le système de dématérialisation que vous mettez en place, permette une dématérialisation fiscale. Celle-ci nécessite entre autres que vos documents bénéficient d’une signature électronique agréée garantissant l’inaltérabilité des documents signés ainsi que d’une piste d’audit fiable. (cf l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 concernant la généralisation de la facturation électronique).

Améliorer le suivi et le reporting 

Dans le cadre de la mise en place de plateforme de gestion des factures, vous pourrez rapidement et facilement avoir accès aux données pertinentes sur vos factures : état de traitement de la facture, historique des échanges avec votre fournisseur, visibilité des comptes et des règlements quasiment en temps réel. 

Ces plateformes offrent très souvent  des reportings pertinents et synthétiques, permettant de piloter le process de gestion des factures soit d’un point de vue opérationnel (nombre de factures en attente d’approbation, etc) soit d’un point de vue financier (suivi des coûts ou atterrissage budgétaire,etc), 

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Etablir une relation de confiance avec les fournisseurs 

Ces processus automatisés vont vous permettre de mieux gérer vos factures fournisseurs : 

• fini les factures perdues dans le tiroir d’un autre département qui mettent des semaines, voire des mois à arriver au service comptable
• fini les factures qui attendent d’être validées dans un parapheur sur le coin d’un bureau de quelqu’un qui est parti en déplacement professionnel
• fin les factures envoyées par votre fournisseur mais qui n’arrivent jamais à destination car égarées dans les méandres des centres de tri.
  

Autant d’impondérables qui peuvent compliquer le respect des échéances lors de l’organisation des paiements. Vos relations avec vos fournisseurs seront apaisées si vous êtes en mesure de respecter les délais de paiement négociés. 

En renforçant votre confiance mutuelle, vos partenariats seront plus durables.

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Une solution plus écologique (zéro papier) 

Aujourd’hui les entreprises s’engagent et communiquent de plus en plus sur leurs actions envers l’environnement. Quand on sait que chaque salarié du secteur tertiaire produit environ 80 kg de déchets papiers par an, selon l’ADEME. Il est du devoir de chacun d’agir à son échelle. En dématérialisant vos factures, vous ferez des économies de papier, mais vous permettrez également l’économie, d’eau, d’électricité et d’arbres.

Vous agirez à votre niveau vers une société plus écologique. 

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Comment mettre en place la dématérialisation des factures fournisseurs ? 

La perspective de la mise en place de cette dématérialisation peut faire peur au premier abord, mais rassurez-vous, avec un peu d’organisation, cela se fait très facilement.

Quelques questions à vous poser avant de vous lancer, pour mieux comprendre vos besoins :

• Quels sont les points les plus gênants dans mon processus actuel de gestion des factures fournisseurs ? 
  Exemple : les approbateurs de factures mettent trop de temps à répondre à la comptabilité, les factures sont donc systématiquement payées en retard

• Comment j’adresse ces points dans mon organisation cible afin de dresser un cahier des charges pour la sélection d’un outil? Il est important d’identifier les tâches que vous souhaitez automatiser.
  Exemple : j’ai besoin d’un outil intégrant des circuits d’approbation des factures avec un accès SaaS ou multimodal (poste de travail et app mobile). 

• Quels outils sont utilisés au sein de l’entreprise et lesquels doivent être connectés au système de dématérialisation que je souhaite mettre en place ?

A préciser également dans votre cahier des charges pour vous assurer que votre nouvel outil a la possibilité de se connecter 

Réunissez les indicateurs permettant de connaître la tarification de l’outil sélectionner : 

• Combien de factures fournisseurs sont reçues chaque mois 
• Combien d’utilisateurs doivent accéder à la plateforme.
• Quelles sont les fonctionnalités supplémentaires ou inclues

Par ailleurs, vous ne perdez rien à préparer le terrain pour votre outil de gestion dématérialisée des factures : circulariser vos fournisseurs afin d’exiger la transmission d’une facture dématérialisée par email. Vous serez ainsi débarrassés des tâches manuelles de scanning des factures papiers quand votre outil de dématérialisation sera en place.

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Quels sont les formats de facture communément acceptés ? 

Pour choisir la solution qui sera la plus adaptée à vos besoins, il faudra prendre en compte le format final qui vous semble répondre au mieux à vos attentes.
Les formats acceptés sont les suivants : 

• Le format EDI (ou échange électronique de données) : ce format permet un échange automatique de données entre 2 entités, grâce à des messages standardisés. 
• Le format PDF simple : ce format peut être traité par OCR et fiabilisé grâce à la piste d’audit fiable ou la signature électronique.
• Le format mixte ou hybride : ce format ressemble beaucoup aux factures PDF, mais sa structure est particulière grâce au format XML qui permet un traitement optimisé par les logiciels.

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Quelles solutions et outils pour dématérialiser les factures fournisseurs ? 

Les outils disponibles ont des périmètres fonctionnels différents qui répondent à des besoins et des organisations variées.

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La GED : Dématérialiser et conserver

Une des solutions possibles est la GED qui permettra principalement d'accueillir les factures dématérialisées, de les conserver et de les partager au sein de l’entreprise. Cette solution permet de réduire le papier et d’améliorer les conditions de stockage et d’accès à la donnée mais offre des possibilités très limitées en termes d’automatisation des tâches.

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L’OCR : Dématérialiser et automatiser la saisie comptable

Une autre solution possible est d’utiliser un OCR. La reconnaissance optique des caractères, permet de retranscrire les informations d’une facture grâce à une photographie,un scan ou un PDF, il est ensuite possible de les modifier si nécessaire. De plus, l’intégration avec les différents logiciels comptables est possible car les OCR permettent de transformer les documents scannés dans le format qui convient et de générer des écritures comptables.

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Un logiciel de gestion financière (Finance Automation)

La dernière solution possible et la plus complète est celle qui permet de gérer l’ensemble du processus de gestion des factures fournisseurs dans un seul logiciel : OCR et pré-comptabilité, circuit d’approbation des factures, paiements, conservation des documents, engagement des dépenses.

Regate fait parti de cette catégorie. Regate est équipé d’un outil OCR : vous pourrez donc dématérialiser vos factures et les inclure directement dans l’outil. Vous pourrez intégrer Regate directement à votre logiciel comptable pour rendre plus simple et plus rapide l’ensemble de votre processus de gestion des factures.

La dernière solution possible et la plus complète est celle qui permet de gérer l’ensemble du processus de gestion des factures fournisseurs dans un seul logiciel : OCR et pré-comptabilité, circuit d’approbation des factures, paiements, conservation des documents, engagement des dépenses.

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Dématérialisation des factures : obligations légales

Depuis 2016, les factures dématérialisées peuvent remplacer les factures originales. La copie doit être reproduite à l’identique, documentée et pourvue d’un mécanisme de sécurité si la facture est au format PDF.
Les factures au format PDF, pour être recevables, doivent justifier d’un horodatage et d’une signature électronique ou bien d’une Piste Audit Fiable.

La loi Macron a rendu, au début de l’année 2020, obligatoire la dématérialisation des factures fournisseurs pour l’ensemble des entreprises soumises à la TVA en B2G.

Dès le mois de janvier 2024, cette obligation sera étendue à toutes les entreprises soumises à la TVA et progressivement mise en place jusqu’en 2026.

Assurez-vous bien que l’outil que vous mettez en place permet d’être conforme aux évolutions réglementaires à venir !

Conclusion  

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, la dématérialisation de vos factures fournisseurs devra intervenir au plus tard d’ici 2024. Prévoyez sa mise en place dès que possible pour trouver le moyen le plus approprié à votre organisation. 

Si vous cherchez un moyen de fluidifier le processus de paiement de vos fournisseurs, la dématérialisation est certainement la solution. Vous économiserez non seulement du temps et de l'argent, mais vous ferez également votre part pour aider l'environnement. 

Alors qu'attendez-vous ? Commencez dès aujourd'hui !