Dématérialisation des factures : que va changer la loi ?

Si la numérisation des factures se développe de plus en plus, avec des factures en format PDF ou scannées à réception, la dématérialisation totale du système de facturation et le recours à l’EDI (échange de données informatisé) restent encore embryonnaires. 

La loi prévoit pourtant que dès 2023, l’ensemble des factures émises par les sociétés françaises assujetties à la TVA devront progressivement être dématérialisées.

Mais, que prévoient exactement les nouveaux textes de loi ? Qui est concerné ? Comment adapter vos processus comptables pour être en conformité ?

Dans cet article, nous vous détaillons tous les changements introduits par les derniers textes de loi et la meilleure façon de vous y préparer.

Pourquoi l'État souhaite-t-il généraliser la facturation électronique ?

La dématérialisation des factures va introduire un bouleversement marqué de la gestion comptable dans de nombreuses entreprises. Pour beaucoup d’entre elles, ces nouvelles obligations vont être synonymes d’investissements supplémentaires et de bouleversements organisationnels.

Pourquoi donc avoir fait de ce sujet une priorité du côté de Bercy ?

Les principaux bénéfices de la matérialisation (pour l’État)

De l’aveu même de la DGFiP, la mise en place de la dématérialisation des factures a cinq objectifs principaux :

• Renforcer la compétitivité des entreprises et sécuriser les échanges commerciaux.
• Supprimer les contraintes de manipulation, de traitement et de potentielles pertes des factures papier.
• Permettre aux entreprises de déclarer plus facilement la TVA grâce à des formulaires préremplis. Les entreprises y passeront moins de temps et le risque d’erreur est ainsi limité. 
• Lutter contre la fraude fiscale en permettant un suivi automatisé et régulier des déclarations de TVA.
• Permettre au gouvernement de mieux connaître les activités des entreprises et pouvoir proposer des plans d’actions adaptés. 
  

Pour lutter efficacement contre la fraude à la TVA, un rapport d’octobre 2020 rédigé par la DGFiP indiquait que “la mise en œuvre de la facturation électronique doit être accompagnée d'une obligation complémentaire de transmission de données [...]”. 

La combinaison des factures électroniques et de la transmission de données facilitera le recoupement des données concernant les ventes et les achats à l’État et donc la lutte contre la fraude fiscale. Côté entreprise, il facilitera le suivi de trésorerie. 

La dématérialisation et la transmission vont également permettre de reconstituer la situation d’une entreprise en matière de TVA, avec notamment la possibilité de connaître et répertorier :

• les transactions avec des opérateurs étrangers ;
• les transactions avec les particuliers ;
• la date d’exigibilité et de déductibilité de la TVA pour les prestations de services.

La DGFIP aura accès à des informations actualisées et à jour, quasiment en temps réel : l’identification des erreurs et des fraudes sera plus rapide et plus simple.
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Les points encore en suspens

D'ici au 1ᵉʳ janvier 2023 et l’entrée en vigueur de la loi sur la dématérialisation des factures, des réflexions et des travaux sont encore à mener pour parfaire l’ensemble du processus. 

Le rapport sur la Sécurisation du recouvrement de la TVA rédigé par l’Inspection générale des Finances, permet de mettre en évidence les enjeux principaux :

• Une plateforme de transmission pour l’échange des factures est en étude. Sera-t-elle obligatoire ? Cela reste encore à définir. 

• Une réflexion sur les ajustements législatifs et réglementaires, notamment autour des mentions obligatoires sur les factures.
• La mise en conformité de la dématérialisation avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
• Le cas particulier du secteur bancaire, du BTP ou encore des micro-entreprises.

Les entreprises et les autres parties prenantes consultées, ont montré un grand intérêt pour la généralisation de la facturation électronique entre entreprises. 

Quelques interrogations restent toutefois en suspens de leur côté. Elles portent principalement sur : 

• Le coût lié à l’abandon des solutions de facturation électronique déjà existantes et aux développements informatiques liés à cette nouvelle mise en place. Pour soutenir les entreprises dans la transition, l’État envisagerait la mise en place d’une plateforme mutualisée (dans le même esprit que la plateforme Chorus Pro). Si cette dernière n’est pas retenue, l’État envisagera peut-être une aide financière pour aider les entreprises.
• La couverture réseau internet trop faible dans certaines régions pour pouvoir mettre en place la dématérialisation de manière efficace.
• La sécurité et la pérennité des plateformes en charge de la transmission des factures.
• Le sujet du partage ou de la mise à disposition de données confidentielles ou couvertes par le secret des affaires avec des tiers (confidentialité, limites liées au RGPD).

Maintenant que nous avons discuté des objectifs, il est temps de passer aux dispositions qu’a prises l’État pour encourager la dématérialisation des factures.
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Quelles sont les obligations introduites par la loi ?

Les textes qui encadrent la dématérialisation

Revenons maintenant sur les différents textes qui définissent les obligations liées à la dématérialisation.

La LME, les prémisses du changement 

En 2008, l’État français a souhaité opérer un changement de modernisation de l’économie, avec notamment la promulgation de la LME, le 4 août 2008. Ce premier texte a instauré notamment l'obligation pour l’État d’accepter les factures dématérialisées émises par ses fournisseurs à compter du 1ᵉʳ janvier 2012. C’est ce qui a accéléré le développement de la plateforme Chorus Factures.

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L’ordonnance de juin 2014, une étape dans un processus complexe

‍En 2014, l’article 3 de l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 a introduit l’obligation de délivrer des factures électroniques aux différents organes de l’État. Le décret est ensuite entré en vigueur de manière différée et progressive entre 2017 et 2020. Les catégories d’entreprises concernées étant celles prévues par le décret n° 2008-1354 du 18 décembre 2008. 

La Loi Finance, la dernière en date

Finalement,  l’article 153 de la loi de finances 2020 a étendu le passage à la facturation électronique à toutes les entreprises soumises à la TVA et qui facturent d’autres entreprises (B2B). L’article 56 du Projet de Loi de Finances 2020, quant à lui, instaure cette obligation de manière progressive entre le 1ᵉʳ janvier 2023 et le 1ᵉʳ janvier 2025, en tenant compte de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées. À partir de 2023 donc, toutes les entreprises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques et les grandes entreprises seront obligées d'y avoir recours pour l'émission de leurs propres factures.

Qui est concerné par l’obligation de dématérialisation des factures ?

Mais, à qui s’appliquent ces obligations de dématérialisation ?

Depuis 1er janvier 2020, la dématérialisation des factures est obligatoire pour toutes Les entreprises du secteur public (quelle que soit leur taille) et les entreprises prestataires de l’État.

À partir du 1er janvier 2023, la loi imposera progressivement la facturation électronique aux sociétés assujetties à la TVA et qui exercent une activité B2B (Business-To-business, d’entreprise à entreprise). 

Pour ces entreprises, le calendrier prévu par la loi de finances pour 2020 est le suivant :

• à compter du 1er janvier 2023 : toutes les entreprises ont l’obligation de réceptionner les factures électroniques qui leur sont envoyées. Et les grandes entreprises devront également  émettre leurs propres factures au format numérique.
• à compter du 1er janvier 2024 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques.
• à compter du 1er janvier 2025 : les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les très petites entreprises (TPE) devront se mettre en règle et adopter la facture électronique obligatoire.

Les entreprises dont les clients sont des particuliers (B2C) ne sont pas concernées par la facture électronique obligatoire telle qu’énoncée.

À retenir :

• À partir du 1er janvier 2025, toutes les entreprises B2G et toutes les entreprises qui sont redevables de la TVA et exercent en B2B devront recourir à la dématérialisation des factures.
• Seulement les entreprises en B2C ou qui ne sont pas redevables de la TVA échapperont à l’obligation.

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En 2020, 70% des factures émises étaient toujours émises au format papier

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

Mettre en place une dématérialisation efficace demande de la méthode. Voyons maintenant quelles solutions sont à votre disposition.

Le B2G : Chorus

Si vous devez émettre des factures B2G, vous pourrez passer par le portail Chorus Pro mis en place par l’État.

Pour cela rien de plus simple, rendez-vous directement sur le portail Chorus Pro. Si vous avez déjà un compte, vous pouvez vous y connecter directement, si ce n’est pas le cas, il vous suffira d’en créer un.

Vous pourrez ensuite déposer votre facture directement dans l’onglet : “factures émises”, puis “dépôt de factures”. Les champs peuvent être préremplis directement grâce à l’OCR mis en place par Chorus.

Pour finaliser votre demande, vous aurez plusieurs champs à compléter et enfin terminer par “Valider et envoyer”.

Vous trouverez ici, un feuillet explicatif sur l’ensemble de la procédure à suivre. 

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Le B2B : les logiciels comptables

Pour déterminer le logiciel comptable qui pourra vous accompagner de la meilleure façon dans votre transition, il faudra vous poser quelques questions : 
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• Quels sont vos besoins ?
  Qu’est-ce que vous avez déjà et qu’est-ce qui vous manque ?
  

Il est important de faire le point sur les process déjà mis en place par votre entreprise afin de pouvoir identifier au mieux ce que vous avez, et ce que vous avez besoin d’améliorer. Vous aurez ainsi une vision d’ensemble sur le temps nécessaire à une nouvelle organisation, le coût éventuel de cette mise en place et le personnel nécessaire pour.

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• ‍Quelles sont les spécificités liées à votre entreprise ?
  Quelle est la forme de votre société ? Votre secteur d’activité ? 
  

Il est donc utile de se renseigner sur les obligations qui vous concernent, par exemple les micro-entreprises bénéficient d’allègements très importants concernant la comptabilité. 

Pour certains secteurs d’activités comme les entreprises artisanales du bâtiment ou de la restauration, il peut être intéressant de pouvoir bénéficier d’une gestion spécialisée “métier” : suivi des heures, consommation des matériaux, etc.)

Pour les entreprises industrielles, avoir la possibilité de coupler la gestion de la production peut être un véritable atout. Gestion de la comptabilité et gestion du processus de production regroupé en un seul logiciel : véritable gain de temps et de productivité. 

Pour les entreprises commerciales ou de négoce, avoir une gestion commerciale incluse dans le logiciel de comptabilité permet un meilleur suivi des différentes étapes de facturation : devis, facturation, suivi des propositions, et même recouvrement et gestion des impayés.

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• Quelles sont vos perspectives d’évolutions ? 
  À court, moyen et long terme 
  

Prenez le temps de vous demander quelles sont vos ambitions pour les prochaines années, pour adopter directement un logiciel sur le long terme.

Vous trouverez des logiciels évolutifs, pour lesquels vous pourrez ajouter ou supprimer des services selon vos besoins.

Cette approche vous permettra de ne pas avoir à migrer l’ensemble de votre comptabilité et d’éviter de reformer vos collaborateurs à de nouveaux logiciels. Vous gagnerez en efficacité.

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• Quelles intégrations vous seront utiles ?
  Suivi des règlements, exports comptables, rapprochements bancaires, liens avec le compte bancaire
  

Selon l’organisation de votre comptabilité, vous pourrez avoir besoin de fonctionnalités plus poussées que la simple tenue comptable.

Les TPE auront souvent besoin de logiciels qui permettent la tenue simple de la comptabilité, permettant de générer devis et factures. Généralement, un expert-comptable est ensuite missionné pour assurer le reste du processus comptable.

Idéals pour les PME, certains logiciels vous permettent de gérer l’intégralité du processus comptable, de la tenue à l'établissement des comptes annuels : déclarations de TVA, création puis envoie de la liasse fiscale.

Les grandes entreprises, quant à elles, vont préférer des logiciels qui permettent des développements particuliers pour s’adapter au mieux aux besoins spécifiques de chaque service. Ce sont plus des logiciels “sur-mesure”.

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• Quel budget voulez-vous consacrer ? 
  Selon vos besoins, les logiciels comptables proposent généralement plusieurs paliers tarifaires
  

Certains logiciels sont disponibles à l’achat et n’impliquent qu’un paiement unique. Leur inconvénient ? Vous ne bénéficierez généralement pas des nouvelles mises à jour ou des améliorations proposées. 

La plupart des logiciels vous permettent des abonnements annuels, ou mensuels, qui vous permettent d’être toujours à jour selon les obligations légales, d’avoir une assistance technique et des outils performants à chaque instant.