Dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures fournisseurs

Deux personnes devant leurs ordinateurs portables et un document comptable au format papier

Quelles solutions mettre en place pour gérer la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Maintenant que vous connaissez les deux formats possibles, voici les trois grandes solutions qui sont actuellement disponibles sur le marché :

La solution facile, mais plus risquée : la piste d’audit fiable ou la signature électronique

La solution la plus simple est de créer vos factures (idéalement au format PDF) et de les envoyer par voie électronique, à condition de pouvoir justifier d’une signature électronique ou d’une piste d’audit fiable

Si cette solution est effectivement la plus simple, et permet un gain relatif financier (en termes de temps et d’argent : pas besoin d’imprimer et de poster) elle n’est certainement pas la plus efficiente. En effet, à réception, le format PDF ne permet pas d’exploiter les données, et encore très souvent la facture doit être imprimée pour être traitée.

Si vous retenez cette solution, vous devrez donc soit prévoir une piste d’audit fiable, soit une signature électronique de vos factures.

La PAF ou Piste Audit Fiable a été définie par l’administration fiscale comme suit :

« Démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »

Pour faire simple, la PAF doit servir à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures émises ou reçues. 

Depuis 2013 donc, la documentation d’une piste d’audit fiable est obligatoire pour justifier le flux entre les factures émises/reçues et la livraison de biens ou la prestation de service réalisée. Et cela concerne aussi bien les fournisseurs que leurs clients.

La documentation de la piste d’audit fiable dépend directement de la taille de votre entreprise :

  • TPE : une simple « documentation orale » est requise ;
  • PME : une documentation écrite synthétique ;
  • Grands groupes : une documentation écrite détaillée.


Pour les entreprises concernées, voici un exemple de ce que la documentation de la PAF doit contenir : 

  • le processus de facturation (achat et vente) ;
  • les contrôles mis en place ;
  • la conformité de la prestation rendue / du bien livré.


Encore trop souvent méconnue, la PAF est une obligation qui en cas de non-respect peut entraîner des sanctions :

  • Pour les factures reçues : rejet de la déduction de la TVA.
  • Pour les factures émises :
  • remise en cause du caractère original de la facture ;
  • pénalité de 50% du montant de l’opération ;
  • 15 € par omission ou inexactitude constatée.


Si cette solution vous paraît trop risquée, vous avez la possibilité de sécuriser davantage vos échanges de factures numérisées grâce à la signature électronique

 
La signature électronique (appelé aussi signature numérique) permet, à l'aide d'un procédé cryptographique, de garantir l'intégrité du document signé et l'identité du signataire.

Le mécanisme de signature électronique doit donc à la fois permettre au lecteur d'un document comptable PDF d'identifier la personne ou l'entreprise qui a apposé sa signature ainsi que garantir que le document comptable PDF n'a pas été altéré entre l'instant où l'auteur l'a signé et le moment où le lecteur le consulte.

Si vous souhaitez mettre en place les signatures électroniques, deux solutions s’offrent à vous : 

  • les logiciels comptables agréés ;
  • les logiciels de signatures électroniques en ligne.

La solution complète : la facturation par voie électronique

La solution complète de facturation par voie électronique est sans conteste l’option la plus avantageuse et la plus rentable pour une entreprise qui cherche à optimiser ses opérations comptables.

L’ensemble du cycle de vie de la facture est dématérialisé : édition, envoi, réception, traitement, validation, paiement, comptabilisation et archivage.

La facturation par voie électronique utilise le système d’EDI (Échange de données informatisé). C’est un système entièrement sécurisé qui diminue sensiblement le risque d’erreurs et de fraude. Cet échange consiste à partager entre ordinateurs des factures, des preuves de paiements, etc. 

Les logiciels utiles pour mettre en place la dématérialisation de vos factures fournisseurs

Selon la solution qui vous convient le mieux, vous allez devoir trouver un logiciel qui correspond à vos nouveaux besoins.

Faisons un tour d’horizon des solutions disponibles.

Les logiciels permettant de générer des signatures électroniques 

  • les logiciels de facturation en ligne SaaS : Henrri, Sellsy, Facture.net,  Zervan
  • les logiciels de comptabilité en ligne ou non : QuickBooks, Sage, Evoliz et bien d’autres 


Ces logiciels permettent de générer des factures directement conformes grâce au certificat d’authenticité délivré par le logiciel. 

Ils vous permettent d’avoir un suivi de la facturation, de suivre les règlements clients en temps réel et d’avoir des tableaux de bord adaptés à vos besoins. 

Pour certains d’entre eux vous pourrez même faire votre comptabilité directement par leur biais, générer des exports dans le format adapté pour votre expert-comptable, ou même donner l’accès direct à ce dernier pour qu’il puisse récupérer les informations nécessaires.

Les logiciels permettant de générer des signatures électroniques 

  • docusign, yousign

Les logiciels de signatures électroniques garantissent l’authenticité et la traçabilité de vos documents. C’est une solution intermédiaire qui peut être idéale si vous ne souhaitez pas vous lancer dans les démarches de la piste d’audit fiable qui demande un suivi très minutieux ou dans un système d’EDI plus complexe à mettre en place.

Les logiciels OCR pour un meilleur traitement des factures fournisseurs reçues

L’OCR (Optical Character Recognition) est un procédé qui permet de saisir les informations d’une facture PDF ou JPG grâce à la reconnaissance optique des caractères. 

Au-delà de la simple lecture, l’OCR permet de transformer n’importe quel document en document compatible avec votre logiciel de comptabilité. Une fois la dématérialisation opérée, il est plus facile de rechercher une information dans la multitude de documents, car la technologie OCR transforme un PDF image en PDF texte : cela facilite la recherche textuelle lorsque cela s’avère nécessaire. Donc, inutile de la réimprimer : toutes les données comptables sont saisies et enregistrées automatiquement.

La reconnaissance automatique des factures est une technologie compatible avec la lecture de plusieurs formats : document scanné, capture d’écran, image, etc. Elle lit aussi bien les factures que les relevés de banque et les contrats. L’intérêt de l’OCR est de réduire la quantité d’interventions humaines nécessaires au processus.

Les logiciels permettant la transmission de données par EDI 

  • Zedi, Babelway, Iguana

La mise en place d’un système d’EDI est plus complexe, car vous devez mettre en place le système dans votre entreprise, mais aussi convaincre vos fournisseurs et clients de s’y mettre eux aussi. C’est toutefois, la solution la plus simple pour les grandes entreprises, car elle permet un gain de temps conséquent. 

Les logiciels plus basiques (uniquement pour la solution de la Piste Audit Fiable)

  • Adobe Acrobat Reader, PDF Creator 

Si vous avez opté pour la solution d’une dématérialisation par la piste d’audit fiable, alors vous aurez besoin de logiciels vous permettant de générer et gérer vos PDF facilement. Adobe, créateur du format PDF, propose quelques solutions pour mieux gérer les factures numériques, donc le classique Acrobat Reader.

Conclusion

Si les lois récentes sur la dématérialisation ont pu être perçues initialement comme un casse-tête pour les entreprises, il est maintenant établi qu’elles vont aider les entreprises à gérer leur comptabilité et les échanges avec leurs fournisseurs de manière plus simple et plus sûre.

Et vous, êtes-vous prêts pour ces changements ?

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