¿Cómo optimizar la gestión de los gastos empresariales?

Profundicemos en el tema destacando las buenas prácticas en el seguimiento de los gastos, la importancia de unos procesos claros y el uso de las herramientas adecuadas.

Dos problemas frecuentes en la gestión de los gastos empresariales:

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Problemas de flujo de caja

Según un estudio publicado por Sage, 1 de cada 5 pymes afirma haber experimentado ya un problema de tesorería. De hecho, es el motivo por el que 25.000 pequeñas empresas cierran cada año.

Entre las causas, encontramos la caída de las ventas, el aumento del precio de las materias primas, la ampliación de los plazos de pago de los clientes o la reducción de los plazos de pago de los proveedores, los gastos excepcionales o incluso el retraso en la rentabilidad de la inversión.

Para evitar que la situación se prolongue y termine en una liquidación judicial, puedes negociar un préstamo bancario de emergencia para reponerte de vez en cuando. También puedes analizar tus gastos fijos e intentar reducirlos.

Para limitar los riesgos y reducir la necesidad de capital circulante: renegocia los contratos con tus proveedores de servicios, controla las existencias, mejora la supervisión de los pequeños gastos... Una buena gestión del flujo de caja exige, sobre todo, control y previsión.

La pérdida de tiempo

El tiempo dedicado a recopilar, verificar, procesar y controlar tickets de gastos de los empleados a menudo se puede optimizar en gran medida. Además, es una tarea de bajo valor añadido para la empresa. Para el contable, esta actividad es repetitiva, lleva mucho tiempo y, muy a menudo, la intervención humana aumenta el riesgo de errores de entrada. Además, hace perder el tiempo del empleado también.

Una vez recopilados los gastos, se deben actualizar los informes con los nuevos gastos y comprobar que los cálculos son correctos. Actualizar el archivo de seguimiento manualmente tiene dos inconvenientes principales: introducirlo lleva tiempo (también aumenta el riesgo de errores) y los saldos no se actualizan en tiempo real.

Para automatizar y hacer más confiable la pre contabilidad, lo mejor es optar por un software especializado en gestión de gastos. Para conciliar la gestión diaria con el seguimiento contable, puedes elegir una solución SaaS que incluya una amplia gama de funciones: contabilidad de clientes y proveedores, circuitos de aprobación, gestión de gastos, presupuestos e informes, integración contable...

Los más eficaces son los que tienen un tecnología avanzada de inteligencia artificial como OCR (reconocimiento óptico de caracteres). De hecho, te permitirán digitalizar también todo el proceso de procesamiento de las facturas.

Si quieres ir más allá, con las tarjetas de crédito profesionales es posible gestionar los gastos en tiempo real: todas las transacciones se registran automáticamente en una única interfaz.

Mejores prácticas de gestión de gastos

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Abandona los informes de gastos

Les Informes de gastos son documentos que rellenan los empleados cuando anticipan una suma de dinero a la empresa como parte de sus funciones (comida para un cliente, una noche de hotel durante el viaje, gastos de kilometraje cuando un empleado usa su coche personal, etc.). El informe de gastos debe mencionar un número determinado de elementos (fecha, importe, objeto del gasto, etc.) y debe ir acompañado de un comprobante de pago. La mayoría de las veces, es una factura o un ticket de venta que muestra el IVA.

Sin embargo, la elaboración del informe de gastos lleva tiempo y aumenta el riesgo de errores de entrada por parte del equipo contable y financiero. Esta tarea de bajo valor agregado tampoco es ideal para los empleados. El importe a anticipar puede ser elevado y los plazos de amortización pueden ser muy largos. Además, si el empleado pierde su comprobante, no se le reembolsará. Por último, prescindir de un informe de gastos limita el riesgo de fraude en caso de una declaración falsa.

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Optar por tarjetas bancarias corporativas

La tarjeta bancaria de empresa tiene una serie de ventajas sobre el informe de gastos.

En primer lugar, el empleado puede usarla para encargarse él mismo de la organización de sus viajes. Al igual que con una cuenta bancaria tradicional, podrá comprar sus billetes de tren y reservar su hotel de forma independiente. Además, la tarjeta bancaria corporativa también ahorra un tiempo valioso a los equipos financieros.

En términos de contabilidad, todos los gastos asociados a la tarjeta corporativa se cargan a la misma cuenta, independientemente del número de tarjetas utilizadas. Con una tarjeta profesional, es posible gestionar los gastos en tiempo real: todas las transacciones se registran automáticamente en una única interfaz. Y también supone un ahorro de tiempo para los empleados: ¡normalmente se ahorra media hora por informe de gastos! Según Un estudio de Finyear, de la mitad de los empleados encuestados, casi la mayoría querría disponer de una herramienta de gestión de gastos.

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Adoptar una política de gestión de gastos

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Procesos claros y estructurados

Para que se implemente correctamente en la empresa, la política de gestión de gastos debe cubrir todas las etapas de proceso de compra:

- ¿Quién tiene derecho a incurrir en gastos en la empresa y según qué modalidades (definición de presupuesto, niveles de autorización, circuito de autorización, etc.)?

- ¿Cómo se envían las facturas al departamento de finanzas y contabilidad (solo canal desmaterializado, dirección de correo electrónico única para recibir facturas...)?

- ¿Quién valida las facturas antes de pagarlas?

- ¿Qué política de pago aplicamos a nuestros proveedores? ¿Cómo pagarlos (transferencias, prestación de tarjetas corporativas al personal, etc.)?

Todas estas son preguntas que permiten a la empresa estructurarse mediante la definición de procesos claros y conocidos por todos. El objetivo de esta política de gestión de gastos es, al mismo tiempo, hacer que los procesos sean confiables en términos de control interno, administrar sus costes y optimizar su capital circulante y, por lo tanto, su flujo de caja.

Herramientas de alto rendimiento

Para poder aplicar y seguir las reglas definidas en la política de gestión de gastos, se recomienda utilizar un software con un amplio alcance funcional que cubra todo el proceso de compra.
Esta herramienta debería permitirte ahorrar tiempo y productividad al automatizar las tareas recurrentes, reducir los errores manuales e implementar procesos de colaboración dentro de la empresa. Para elegirla bien entre todas las aplicaciones de administración, te recomendamos que prestes atención a la facilidad de uso, al alcance funcional y que lo adaptes a tus propias normas internas.

Si puedes, opta por un software que también sea capaz de gestionar el cobro de facturas, la digitalización (idealmente mediante un software fiable de reconocimiento óptico de caracteres OCR), la contabilidad y la asignación presupuestaria correcta, configurar los circuitos de aprobación, proceder con los pagos y gestionar la conciliación bancaria.

Sigue tus informes y presupuestos en tiempo real con una única plataforma que se actualiza automáticamente con cada nueva transacción. Mucho más práctico que una hoja de cálculo de Excel, ¿verdad?

No esperes a que tus empleados te envíen sus informes de gastos y tickets justificativos para tener una visión actualizada del estado financiero de la empresa. De este modo, podrás gestionar el presupuesto, calcular la previsión lo más cerca posible de la realidad y controlar la situación financiera en tiempo real.