Collecte automatique des factures : pourquoi et comment la mettre en place en PME ?

Pour les équipes Finance des TPE-PME, la gestion efficace des factures fournisseurs se révèle souvent être un élément important de la quête vers une meilleure efficacité financière, car elle impacte  directement la trésorerie. Face à ces enjeux, les nouvelles plateformes collaboratives émergent comme des atouts précieux, offrant des solutions innovantes pour la collecte automatique des factures et leur traitement.

Les défis de la gestion des factures pour les PME

La gestion des factures représente un aspect primordial mais souvent complexe de la comptabilité pour les petites et moyennes entreprises (PME). Les défis qui en découlent peuvent en effet impacter significativement leur efficacité opérationnelle et leur santé financière.

Les défis posés par la gestion des factures fournisseurs

• La gestion manuelle des factures est chronophage. Entre la saisie des données, la vérification des informations, et le classement des documents, les employés consacrent un temps précieux à des tâches administratives qui pourraient être automatisées.

• La saisie manuelle des données est sujette à des erreurs. Des fautes de frappe, des oublis ou des doublons peuvent conduire à des incohérences comptables, nécessitant parfois des heures de correction et de réconciliation.

• Les retards dans le traitement des factures peuvent entraîner des retards de paiement, affectant les relations avec les fournisseurs et pouvant entraîner des pénalités ou des intérêts de retard. Et le suivi des dates d'échéance des factures peut lui aussi être compliqué, surtout pour une PME avec des ressources limitées, augmentant le risque de paiements tardifs ou de manquements.

• L'accès limité aux factures et documents financiers peut entraver la collaboration au sein des équipes et avec les conseillers extérieurs, comme les comptables ou les auditeurs.

Ces défis peuvent avoir un impact financier direct. Pour les PME, optimiser le processus de gestion des factures est donc un enjeu majeur. L'adoption de solutions innovantes peut non seulement atténuer ces difficultés mais également ouvrir la voie à une gestion financière plus optimisée… et éclairée !

Que peuvent apporter les outils de collecte automatique des factures ?

Les plateformes collaboratives dédiées à la gestion des factures fournisseurs offrent une gamme de fonctionnalités conçues pour automatiser et optimiser le processus de gestion des factures fournisseurs pour les PME. Elles offrent en effet des fonctionnalités qui facilitent grandement la collecte des factures fournisseurs : par mail, par dépôt direct dans la plateforme, ou encore par récupération automatique auprès de certains fournisseurs qui permettent un accès en ligne aux factures éditées (c’est le cas des grandes plateformes de vente en ligne, des opérateurs de téléphonie ou des fournisseurs d'énergie, pour ne citer que ces exemples)

Mais les plateformes collaboratives de gestion financière comme Regate offre aussi un large panel de fonctionnalités qui couvrent tous les aspects de la facturation fournisseurs : 

Automatisation de la saisie des factures

• Ces plateformes utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données des factures reçues sous forme électronique ou papier, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle.
• Elles peuvent également classer les factures selon des catégories prédéfinies et attribuer les bonnes écritures comptables, facilitant ainsi leur intégration dans les rapports financiers.

Traitement et approbation des factures

• Les utilisateurs peuvent configurer des workflows d'approbation pour les factures, garantissant que chaque document est revu et approuvé par les personnes appropriées avant le paiement.
• Pour éviter les retards, le système envoie automatiquement des notifications et des rappels aux approbateurs concernés.

Intégration avec les systèmes comptables

• Les meilleures plateformes s'intègrent de manière transparente avec les logiciels de comptabilité et de gestion financière existants, permettant une mise à jour en temps réel des livres comptables dès l'approbation des factures. Regate dispose par exemple d’intégrations poussées avec la plupart des solutions de production comptable éditées par Sage, Cegid, ACD, Agiris, etc..
• Les plateformes innovantes offrent aussi la possibilité d'exporter les données pour une utilisation dans d'autres outils ou pour des besoins de reporting.

Gestion des paiements

• La possibilité de planifier les paiements en fonction des échéances des factures permet de mieux gérer la trésorerie.
• Certaines plateformes proposent des options de paiement intégrées, facilitant le règlement rapide des factures auprès des fournisseurs.

Collaboration et partage des données

• Un espace de stockage centralisé permet à tous les membres autorisés de l'équipe d'accéder aux factures et aux documents connexes, favorisant la collaboration.
• Les droits d'accès peuvent être personnalisés pour garantir que les employés ne voient que les informations pertinentes pour leur rôle.

Sécurité et conformité

• Les plateformes modernes appliquent des normes de sécurité strictes pour protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés et les cyberattaques.
• Elles aident également à assurer la conformité avec les réglementations locales et internationales en matière de facturation et de conservation des documents.

Analyse et reporting

• Des outils d'analyse intégrés fournissent des aperçus en temps réel sur les dépenses, les échéances des factures, et les performances des fournisseurs, aidant les PME à prendre des décisions éclairées.

Avantages de l'automatisation de la collecte des factures

L'automatisation de la collecte des factures grâce à un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs offre beaucoup d’avantages aux petites et moyennes entreprises (PME), transformant non seulement leur gestion financière mais aussi leur fonctionnement global. Voici les principaux bénéfices :

Réduction des erreurs humaines

• L'automatisation minimise les risques d'erreurs liées à la saisie manuelle des données, comme les doublons, les omissions, ou les fautes de frappe, assurant ainsi une plus grande précision des données financières.

Gain de temps et efficacité accrue

• En éliminant la nécessité de saisir manuellement les données des factures grâce à la reconnaissance automatique des factures, les employés peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, optimisant ainsi les ressources humaines.
• Les processus d'approbation automatisés et les workflows personnalisables accélèrent le traitement des factures, réduisant les délais de paiement.

Amélioration de la gestion du flux de trésorerie

• Avec une vue d'ensemble précise et en temps réel des obligations financières, les PME peuvent mieux planifier et gérer leur trésorerie, évitant ainsi les surprises désagréables et optimisant les disponibilités liquides.

Renforcement des relations avec les fournisseurs

• Le paiement rapide et régulier des factures, facilité par l'automatisation, contribue à établir et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs, ce qui peut se traduire par de meilleures conditions commerciales ou des remises.

Conformité et transparence améliorées

• L'automatisation aide à assurer la conformité aux normes comptables et fiscales en tenant à jour les registres des transactions et en facilitant l'audit des documents financiers.
• Un système de gestion des factures centralisé et automatisé offre une transparence totale sur le processus de facturation, permettant un suivi facile des factures à chaque étape.

Accès et collaboration facilités

• Les plateformes basées sur le cloud permettent un accès sécurisé aux factures et aux documents associés de n'importe où, favorisant le travail à distance et la collaboration entre les départements.

Analyse de données et insights financiers

• Les fonctionnalités d'analyse avancée transforment les données des factures en insights précieux, aidant les PME à identifier les tendances de dépenses, à optimiser les coûts et à prendre des décisions stratégiques éclairées.

Sécurité des données renforcée

• Les solutions d'automatisation intègrent des mesures de sécurité robustes pour protéger les données sensibles contre les violations, assurant la confidentialité et l'intégrité des informations financières.

Adaptabilité et évolutivité

• Les plateformes d'automatisation sont conçues pour s'adapter aux besoins changeants des entreprises, permettant une évolutivité facile à mesure que l'entreprise se développe ou que ses besoins en gestion des factures évoluent.

L'automatisation de la collecte des factures peut donc être perçue comme un investissement stratégique pour les PME ! Elle leur offre non seulement des gains d'efficacité opérationnelle mais aussi une base solide pour une croissance soutenue et une meilleure gestion financière.

Comment choisir la bonne plateforme pour votre PME

La sélection d'une plateforme de collecte automatique des factures adaptée est cruciale pour maximiser les bénéfices et assurer une intégration réussie dans les processus existants de votre PME. Voici des critères clés à considérer lors du choix de la solution idéale :

Facilité d'utilisation

• Optez pour une plateforme avec une interface utilisateur claire et intuitive, accessible même pour les non-spécialistes de la comptabilité.
• Assurez-vous que le fournisseur propose des ressources de formation adéquates et un support client réactif pour faciliter l'adoption par vos équipes.

Intégration avec les systèmes existants

• La plateforme doit pouvoir s'intégrer facilement avec votre logiciel de comptabilité, ou autres outils que vous utilisez déjà, afin de garantir une transition en douceur et une efficacité opérationnelle.
• Vérifiez la disponibilité d'API pour personnaliser les intégrations selon vos besoins spécifiques.

Périmètre fonctionnel

• Assurez-vous que la plateforme offre toutes les fonctionnalités clés nécessaires à votre gestion des factures, comme l'automatisation de la capture de données, les workflows d'approbation, la gestion des paiements, etc.
• La solution doit pouvoir s'adapter à la croissance de votre entreprise, tant en termes de volume de factures traitées que de complexité des processus.

Sécurité et conformité

• La plateforme doit offrir des garanties solides en matière de sécurité des données, y compris le chiffrement, les sauvegardes régulières et la conformité aux réglementations sur la protection des données applicables dans votre région ou secteur. Vous pouvez par exemple vérifier que la plateforme soit certifiée ISO27001, ce qui est par ailleurs un critère indispensable si elle ambitionne de devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire dans la perspective de l’arrivée de la facture électronique.
• Vérifiez que la solution respecte les normes comptables et fiscales en vigueur dans votre pays ou industrie, facilitant ainsi les audits et réduisant les risques de non-conformité.

En prenant en compte ces critères, vous serez mieux armé pour choisir une plateforme de collecte automatique et de gestion des factures fournisseurs qui, non seulement répond à vos besoins actuels, mais est également capable d'accompagner la croissance et l'évolution de votre PME.

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