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Retard de paiement : quelles sont les solutions ?

Les retards de paiement peuvent causer de sérieux problèmes aux entreprises, du côté client comme du côté fournisseur. Voici quelques conseils pour les éviter.

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SOMMAIRE
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12,4 jours. C’est le retard de paiement moyen observé entre professionnels en 2021 d’après l’observatoire des délais de paiement. Si le nombre de mauvais payeurs a reculé de 10 points depuis la mise en place d’une législation plus contraignante en 2008, il n’en reste pas moins que 30 % des entreprises paient en retard... Le montant des impayés s’élevait fin 2022 à plus de 12 milliards d’euros. Le dépassement des délais de paiement est une des principales causes de défaillance des entreprises. Il n’est pas sans impact sur ces dernières, bien au contraire... Les retards de paiement entraînent des problèmes de trésorerie. Ils peuvent aussi engendrer des frais bancaires relatifs à la souscription de prêts à court terme pour combler le manque de réserves financières. Un cercle vicieux qui peut conduire une entreprise à la faillite.

Votre client n’a pas respecté le délai de paiement de la facture que vous avez émise ? Quels sont vos recours en cas de défaut de paiement ? À quoi correspondent les pénalités de retard et comment les appliquer ? Existe-t-il des solutions pour prévenir ce type de situation ? On vous explique.

Quand peut-on parler de retard de paiement ?

Dès le premier jour de retard

Le retard de paiement est caractérisé dès le premier jour de dépassement de la date limite mentionnée sur la facture.

Pour pouvoir appliquer les pénalités de retard, vous devez avoir clairement précisé le délai de paiement dans les conditions générales de vente. Les modalités d’application et le taux des intérêts de retard doivent aussi être explicités dans les détails.

Rappel : quels sont les délais légaux de paiement ?

Tout retard de paiement fragilise le fournisseur. C’est pourquoi la loi est très stricte sur le sujet. Le cadre des délais de paiement est posé par la loi LME de modernisation de l’économie de 2008. Il est transposé dans les articles L441-10 à L441-16 du Code de commerce.

Plusieurs modalités de paiement sont possibles. À chacune s’appliquent des délais légaux de paiement à respecter. Le paiement comptant engage le client à régler la marchandise ou le service le jour de sa livraison ou de sa réalisation. Le paiement à réception prévoit un délai maximum d’une semaine entre la livraison et le règlement. Cette période couvre le temps nécessaire pour l’envoi, la réception et le traitement de la facture.

Dans les transactions entre professionnels, il est courant de recourir au paiement avec délai.

Par défaut, en l’absence de dispositions contraires mentionnées au contrat ou dans les conditions générales de vente, la loi LME fixe le délai maximum de paiement à 30 jours, à compter de la date de réception de la marchandise ou d’exécution de la prestation demandée.

Il est cependant possible de prolonger le délai jusqu’à 45 jours à compter de la fin du mois, en accord entre les deux parties. Pour être valide légalement, ce délai négocié doit être mentionné précisément dans les conditions générales de vente. Dans tous les cas, le délai de paiement ne peut être supérieur à 60 jours calendaires.

Il existe des exceptions dans certains secteurs d’activités afin de s’adapter à leurs spécificités et contraintes. Les délais de paiement peuvent être inférieurs ou supérieurs aux délais légaux. C’est le cas par exemple pour les achats de boissons alcoolisées (30 jours), pour les achats de produits agricoles et alimentaires non périssables (60 jours), pour l’achat de matériels d’entretien d’espaces verts (55 jours) ou encore de certains équipements agricoles (110 jours).

En cas de doute sur les délais de paiement, vous pouvez vous adresser à la DGCCRF.

Sachez que, même si le délai de paiement est spécifié dans les conditions générales de vente, il doit toujours être indiqué sur la facture remise au client. Tout manquement aux règles soumet l’entreprise à une amende de 75 000 euros pour une personne physique et de 2 millions d’euros pour une personne morale.

Comment calculer les pénalités de retard ?

Quel est le taux d’intérêt applicable ?

Les pénalités de retard sont les indemnités dues au créancier par son débiteur en cas de défaut de paiement. Elles servent à la fois à compenser la perte financière du créancier au niveau de sa trésorerie et à sanctionner les mauvais payeurs.

Le fournisseur est libre de déterminer le taux d’intérêt qui s’applique aux pénalités. Le taux fixé doit apparaître clairement dans les conditions générales de vente.

Par défaut, le taux des intérêts de retard se calcule à partir du taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne, majoré de 10 points. Au 1er semestre 2023, le taux est de 13 %, suite au relèvement à 3 % du taux de refinancement de la BCE (ou refi).

Cependant, le fournisseur peut fixer un autre taux d’intérêt. La limite ? Le taux fixé ne doit pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Ce dernier est déterminé par arrêté. Au 1er semestre 2023, il s’élève à 2,06 %. Le taux des intérêts de retard ne peut donc pas être inférieur à 6,18 %, soit 3 fois 2,06 %.

Il est aussi possible de fixer un taux d’intérêt fixe annuel. La signature des conditions générales de vente vaut acceptation du taux des intérêts de retard, à la condition qu’il ne soit pas jugé abusif.

Les règles de calcul des pénalités de retard

Les intérêts de retard s’appliquent sur le montant total TTC de la facture. Si un acompte a été versé, il est déduit du montant à payer.

Le calcul des intérêts de retard en cas de facture impayée s’effectue grâce à la formule mathématique suivante :(Montant TTC x taux de pénalité de retard en pourcentage) x (nombre de jours de retard/365).

Le nombre de jours de retard correspond au nombre de jours écoulés :

  • Soit pendant la période entre la date d’échéance de la facture et la date de paiement, si le règlement a été effectué mais en hors-délai.
  • Soit pendant la période entre la date d’échéance de la facture et la date à laquelle est effectué le calcul, si le règlement n’a pas encore été acquitté.

Voici un exemple pour comprendre : un fournisseur est en attente du paiement d’une facture de 5 000 euros TTC. Le retard de paiement est de 25 jours. Les pénalités s’élèveront à (5 000 x 13/100) x (25/365) = 44,52 euros.

La TVA ne s’applique pas sur les pénalités.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Une indemnité forfaitaire s’applique en complément des pénalités de retard. D’un montant de 40 euros, elle permet de couvrir les frais de recouvrement. Si toutefois vous devez faire appel à un cabinet extérieur ou à un huissier pour relancer et mettre en demeure son débiteur, vous pouvez solliciter une indemnisation complémentaire pour rembourser ses frais réels de recouvrement.

L’indemnité forfaitaire n’est pas incluse dans le calcul des pénalités. Elle n’est pas non plus soumise à la TVA. C’est un montant forfaitaire. Elle est due entièrement, même si le client a procédé à un paiement partiel de sa commande à l’échéance. Et elle ne varie pas avec le nombre de jours de retard. En cas de plusieurs factures impayées par une même entreprise, l’indemnité forfaitaire s’applique sur chaque facture.

Si l’entreprise débitrice est en cours de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire, l’indemnité forfaitaire ne peut pas être réclamée.

Comment appliquer les pénalités de retard ?

Quelle est la procédure pour appliquer les pénalités de retard ?

Les pénalités s’appliquent automatiquement sans procédure particulière. Elles sont exigibles dès le premier jour de dépassement des délais de paiement. Elles sont applicables immédiatement, sans nécessiter de procéder à une mise en demeure, ni même à un premier rappel de paiement par lettre recommandée.

Pour exiger le paiement des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire, le créancier doit transmettre à son débiteur une nouvelle facture incluant deux nouvelles lignes : une ligne mentionnant les pénalités de retard et une ligne mentionnant l’indemnité forfaitaire. Les deux montants doivent être bien séparés.

Les pénalités de retard sont-elles obligatoires ?

Un fournisseur n’a nullement l’obligation d’exiger les pénalités de retard ni l’indemnité forfaitaire. Vous pouvez préférer chercher un accord à l’amiable, si votre objectif est de conserver de bonnes relations avec votre client. Protéger votre trésorerie et la pérennité de votre entreprise doit néanmoins toujours rester votre priorité.

Que faire si le client ne règle pas sa facture malgré les relances ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, micro-entreprise, TPE, PME ou grande entreprise, la procédure pour recouvrer les créances impayées est identique.

Si malgré vos relances, votre client persiste à ne pas payer sa facture, vous devez essayer de régler le litige à l’amiable. Depuis 2015, il est obligatoire de chercher un accord à l’amiable avant toute procédure judiciaire. L’objectif est de trouver un compromis acceptable pour les deux parties, qui ne mette pas en péril les deux entreprises en présence.

Si le dialogue n’aboutit pas, vous pouvez faire appel à un médiateur et/ou à un conciliateur de justice. Le premier est un tiers indépendant neutre et impartial dont la mission est de faire émerger des solutions, sans conseiller, ni juger. Le second est un auxiliaire de justice assermenté. Contrairement au médiateur, il peut soumettre des propositions. Les parties sont libres de les accepter ou non. Les services du médiateur sont payants, sauf ceux du médiateur des entreprises. Le conciliateur de justice intervient bénévolement à la demande du créancier ou à celle du tribunal.

Si toutes les tentatives amiables échouent, il n’y a plus qu’une solution pour résoudre la situation de non-paiement : aller en contentieux. Les délais pour saisir la justice sont de 5 ans dans le cadre d’une créance liant deux professionnels.

Comment se protéger contre les retards de paiement ?

S’entourer de partenaires de confiance

Avant de signer un contrat avec un client que vous ne connaissez pas, prenez le temps de vérifier sa solvabilité financière. Vous pouvez consulter les comptes d’une société via un annuaire des entreprises en ligne. Vous pouvez aussi vous renseigner dans votre réseau. Le bouche-à-oreille reste toujours aujourd’hui une technique efficace pour sélectionner ses partenaires.

Souscrire une assurance-crédit

Pour vous protéger contre les retards de paiement, vous pouvez aussi souscrire une assurance-crédit. Encore appelée assurance recouvrement, l’assurance-crédit garantit les entreprises contre les risques de défaut de paiement de leurs clients, et protège leur trésorerie.

En cas d’impayés, l’assurance-crédit se substitue au client. Elle prend en charge un pourcentage de la créance, en fonction des conditions prévues au contrat. Elle peut aussi se charger des démarches de recouvrement auprès du client en lieu et place de l’assuré.

L’assurance-crédit concerne aussi bien les transactions commerciales nationales que les opérations internationales.

Digitaliser sa comptabilité et sa facturation

Les retards de paiement sont des sources de stress et d’incertitude. Ils peuvent menacer la survie de l’entreprise, consomment du temps et de l’énergie.

Opter pour un logiciel de gestion et de paiement tout-en-un permet d’optimiser la gestion financière et comptable de votre entreprise, de sécuriser le suivi de vos factures et d’anticiper les problèmes. Avec la plateforme intégrée Regate, vous pouvez gérer des relances automatisées et faciliter les paiements en proposant le règlement en ligne.

Regate vous permet également de visualiser en quelques clics les états de paiement de vos factures sortantes. Vous pouvez réagir immédiatement en cas de constatation d’un retard de paiement. Vous pouvez alors décider de procéder à une relance amiable ou d’appliquer immédiatement les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire. Accessible en ligne sans téléchargement, Regate vous aide à trouver rapidement une solution concrète pour maintenir des relations de confiance avec vos clients.

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