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Charte pour l'utilisation d'une carte bancaire professionnelle : le guide complet

Pour encadrer et sécuriser l'utilisation des cartes de paiement professionnelles, les entreprises peuvent mettre en place une charte adaptée. Voici la méthode à suivre.

Charte pour encadrer l'utilisation des cartes de paiement en entreprise
SOMMAIRE
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La carte bancaire professionnelle a pour vocation de faciliter le paiement des achats effectués par les employés et les dirigeants d'une entreprise dans le cadre de leur travail. Elle permet aux collaborateurs d'éviter d'engager des dépenses sur leur budget personnel. Afin de limiter son utilisation abusive, les entreprises peuvent mettre en œuvre une charte d'utilisation de carte bancaire professionnelle.

Au travers de ce guide complet, apprenez-en plus sur les avantages de la carte bancaire professionnelle, sur la mise en place d'une charte d'utilisation de carte bancaire pro en entreprise, mais également sur les personnes habilitées à utiliser cette carte de crédit d'entreprise.

Pourquoi utiliser une carte bancaire professionnelle ?

Qu'est-ce qu'une carte bancaire professionnelle ?

Une carte bancaire professionnelle est un mode de paiement attribué par une entreprise à certains de ses salariés. Cette carte bancaire leur permet d'effectuer le règlement d'achats professionnels sans avoir à engager de dépenses sur leur budget personnel. De cette manière, ils n'ont plus besoin d'avancer de l'argent en attendant le remboursement de ces frais.

Offrir la possibilité à vos collaborateurs de payer avec une carte d'entreprise lorsqu'ils sont en déplacement professionnel est une excellente manière d'opérer un suivi précis des dépenses de l'entreprise. Associées au bon outil, les dépenses réalisées avec ces cartes peuvent en effet être consultées en temps réel.

Quels sont les différents types de cartes bancaires professionnelles ?

Parmi les différentes typologies de cartes bancaires d'entreprise nominatives, il est important de faire la différence entre la carte de crédit, la carte de débit et la carte prépayée.

La carte de débit fonctionne par débit différé. Autrement dit, les entreprises peuvent avoir un œil sur les dépenses réalisées avant d'être débitées. Ces cartes bancaires sont très peu commissionnées et offrent des services complémentaires intéressants pour les entreprises (assurance, assistance, etc).

La carte de crédit fonctionne de la même manière qu'une carte bancaire traditionnelle. Cette carte bancaire est plébiscitée par les entreprises qui souhaitent facilement consulter les mouvements bancaires de leur compte courant. De plus, elle facilite le rapprochement bancaire.

En ce qui concerne la carte prépayée, elle permet elle aussi la simplification des notes de frais mais doit être rechargée de temps à autre pour fonctionner.

À qui s'adresse la carte bancaire professionnelle en entreprise ?

Qui peut utiliser une carte bancaire pro en entreprise ?

Toutes les personnes potentiellement amenées à effectuer des achats ou des dépenses professionnelles peuvent bénéficier d'une carte bancaire d'entreprise. Pour les collaborateurs ou les dirigeants de l'entreprise, la carte bancaire représente un avantage considérable. Elle permet de simplifier les achats pro et de garder le contrôle sur les dépenses des salariés.

Quelles sont les dépenses concernées par ce type de carte bancaire ?

Comme nous l'avons précisé un peu plus haut, la carte bancaire professionnelle est destinée au paiement des dépenses professionnelles. Au sein d'une charte d'utilisation de carte bancaire pro, les entreprises définissent les types de dépenses concernées. Pour vous donner un ordre d'idée, ces dépenses peuvent prendre les formes suivantes :

  • Le paiement des fournisseurs et des prestataires de services ;
  • Les repas professionnels ;
  • Les fournitures de bureau ;
  • Les cadeaux professionnels ;
  • Les frais de déplacement ;

Qu'est-ce qu'une charte pour l'utilisation d'une carte bancaire pro ?

Charte de carte bancaire professionnelle : quel est son rôle ?

Les entreprises qui mettent à la disposition de leurs collaborateurs des cartes bancaires professionnelles ont tout intérêt à rédiger une charte pour l'utilisation d'une carte bancaire pro. Cette carte étant uniquement réservée au paiement des dépenses professionnelles, il va de soi que les employés ont la ferme interdiction de l'utiliser dans le cadre de leurs dépenses personnelles.

Au sein de sa charte pour l'utilisation d'une carte bancaire professionnelle, l'entreprise doit faire apparaître très clairement les conditions générales d'utilisation des cartes à usage professionnel. Son rôle est d'aider l'entreprise à se prémunir contre les potentiels abus.

Que doit-on indiquer dans une charte pour l'utilisation d'une carte bancaire pro ?

La charte d'utilisation d'une carte bancaire professionnelle est un document propre à chaque entreprise. De manière générale, elle met en exergue les conditions de mise à disposition de la carte. L'employeur y fait généralement figurer les éléments suivants :

  • Les conditions générales du fonctionnement de la carte ;
  • Les modalités d'utilisation de la carte ;
  • Les plafonds définis ;
  • La nature des achats pouvant être effectués avec la carte ;
  • Les responsabilités du porteur de la carte ;
  • La liste des avantages relatifs à la carte.

Charte d'utilisation d'une carte bancaire professionnelle : ce qu'il faut retenir

L'émission de cartes bancaires professionnelles permet aux collaborateurs d'une entreprise de ne pas engager de dépenses professionnelles sur leur budget personnel. Ces cartes ont également l'avantage de garantir le suivi optimal de la comptabilité d'une entreprise. La charte d'utilisation des cartes bancaires professionnelles rappelle les obligations des salariés quant à l'usage de leur carte bancaire professionnelle.

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