Gestion des dépenses

Comment optimiser la gestion des dépenses en entreprise ?

Groupe de personne

Nous faisons le tour de la question en mettant en avant les bonnes pratiques en matière de suivi des dépenses, l’importance de processus clairs et le recours à des outils adaptés

2 problèmes fréquemment rencontrés dans la gestion des dépenses en entreprise :

Les problèmes de trésorerie

Selon une étude publiée par Sage, une PME sur 5 affirme avoir déjà connu un problème de trésorerie. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle 25 000 petites entreprises mettent la clé sous la porte chaque année.

Parmi les causes, on retrouve la baisse des ventes, l’augmentation du prix des matières premières, l’allongement des délais de paiement des clients ou la réduction des délais de paiement des fournisseurs, des dépenses exceptionnelles ou encore des retours sur investissement tardifs.

Pour éviter que la situation se prolonge et qu’elle se solde par une liquidation judiciaire, vous pouvez négocier un emprunt bancaire en urgence pour vous ré-alimenter ponctuellement. Vous pouvez aussi passer au crible vos charges fixes et tenter de les réduire.

Pour vous aider à limiter les risques et réduire votre besoin en fonds de roulement : renégociez les contrats avec vos prestataires, maîtrisez vos stocks, améliorez le suivi des petites dépenses… Une bonne gestion de la trésorerie passe avant tout par plus de contrôle et d’anticipation.

 

La perte de temps

Le temps passé à collecter, vérifier, traiter et contrôler les justificatifs de dépenses des salariés peut souvent être largement optimisé. Par ailleurs, c’est une tâche à faible valeur ajoutée pour l’entreprise. Pour le comptable, cette activité est répétitive, chronophage et ,bien souvent, l’intervention humaine augmente le risque d’erreurs de saisie. Pour finir, elle fait également perdre du temps au salarié.

Une fois cette étape terminée, vous devez mettre à jour votre reporting, l’actualiser avec les nouvelles dépenses et vérifier que les résultats sont corrects. Actualiser son fichier de suivi à la main présente 2 inconvénients majeurs : la saisie prend du temps (augmente aussi le risque d’erreurs) et les soldes ne sont pas actualisés en temps réel. Il devient alors difficile d’anticiper.

Pour automatiser et fiabiliser votre pré-comptabilité, il est préférable d’opter pour un logiciel spécialisé en gestion des dépenses. Pour réconcilier votre gestion quotidienne avec votre suivi comptable, privilégiez une solution SaaS (en ligne) qui inclut une large palette fonctionnelle : comptabilité clients et fournisseurs, circuits d’approbation, gestion des dépenses, budgets et reporting, intégration comptable…

Les plus efficaces sont ceux qui disposent d’une technologie d’intelligence artificielle avancée type OCR (reconnaissance optique de caractères). Ils vous permettront en effet de digitaliser l’ensemble du processus de traitement de vos factures. 

Avec une carte professionnelle, la gestion des dépenses en temps réel devient alors possible : toutes les transactions remontant automatiquement sur une seule et même interface.

Les bonnes pratiques en matière de gestion des dépenses

Abandonner les notes de frais

Les notes de frais sont des documents remplis par les salariés lorsqu’ils avancent une somme d’argent à l’entreprise dans le cadre de leur fonction (déjeuner client, nuit d’hôtel en déplacement, frais kilométriques quand un salarié utilise sa voiture personnelle, etc.). La note de frais doit mentionner un certain nombre d’éléments (date, montant, objet de la dépense…)et doit être accompagnée d’un justificatif de paiement. Le plus souvent, il s’agit d’une facture ou d’un ticket de caisse qui fait apparaître la TVA.

Mais le fonctionnement de la note de frais prend du temps et augmente le risque d’erreurs de saisie du côté de l’équipe comptable et financière. Cette tâche à faible valeur ajoutée n’est pas non plus idéale côté salarié. Le montant à avancer peut être élevé et les délais de remboursement parfois bien longs. De plus, si le salarié perd son justificatif, il ne sera pas remboursé. Se passer de la note de frais permet, pour finir, de limiter le risque de fraude en cas de fausse déclaration.

Opter pour les cartes bancaires d’entreprise

La carte bancaire d’entreprise possède en effet un grand nombre d’avantages par rapport à la note de frais. Premièrement, le salarié peut s’en servir pour s’occuper lui-même de l’organisation de ses déplacements. Comme avec un compte bancaire classique, il pourra prendre ses billets de train et réserver son hôtel en toute autonomie. Et en prime, la carte bancaire corporate permet aussi de faire gagner un temps précieux aux équipes financières.

En matière de comptabilité, toutes les dépenses rattachées à la carte corporate sont imputées sur le même compte et ce, quel que soit le nombre de cartes utilisées. Avec une carte professionnelle, la gestion des dépenses en temps réel devient alors possible : toutes les transactions remontant automatiquement sur une seule et même interface. Et c’est aussi du temps de gagné chez les salariés : communément évalué à une demi-heure par note de frais ! Selon une étude Finyear, sur la moitié des salariés interrogés, la quasi majorité souhaitait être équipée d’un outil de gestion des dépenses.

Adopter une politique de gestion des dépenses

Des processus clairs et structurés

Pour être correctement implémentée au sein de la société, la politique de gestion des dépenses doit couvrir toutes les étapes du processus d'achat :

- Qui a le droit d'engager des dépenses dans la société et selon quelle modalités (définition de budget, niveaux d'autorisation, circuit d'autorisation, etc) ?

- Comment les factures sont-elles transmises au département comptable (voie dématérialisée uniquement, adresse mail unique de réception des factures...) ?

- Qui valide les factures avant de les payer (Bon-à-payer) ?

- Quelle politique de règlement applique-t-on à ses fournisseurs ? Comment les payer (virements, mise à disposition de cartes d'entreprise au personnel, etc) ?

Autant de questions qui permettent à la société de se structurer en définissant des processus clairs et connus de tous. L'objectif de cette politique de gestion des dépenses est à la fois de fiabiliser les processus en terme de contrôle interne, de piloter ses coûts, d'optimiser son BFR et donc sa trésorerie.

 

Des outils performants

Pour pouvoir appliquer et suivre les règles définies dans sa politique de gestion des dépenses, il est recommandé de s'outiller d'un logiciel doté d'un périmètre fonctionnel large permettant de couvrir l'ensemble du processus d'achat.
Cet outil doit vous permettre de gagner en temps et en productivité grâce à l'automatisation des tâches récurrentes, à la réduction des erreurs manuelles et à la mise en place de processus collaboratifs au sein de la société. Pour bien le choisir parmi l’ensemble des applications de gestion, nous vous conseillons d’être attentif à la simplicité d’utilisation, au périmètre fonctionnel et de l’adapter à vos propres règles internes.

Si vous le pouvez, optez pour un logiciel également capable de gérer la collecte des factures, la numérisation (idéalement via un logiciel de reconnaissance optique de caractères OCR fiable), la comptabilisation et la bonne imputation budgétaire, de paramétrer les circuits d’approbation, de procéder aux paiements et de gérer le rapprochement bancaire.

Suivez votre reporting et vos budgets en temps réel avec une seule et même plateforme qui se met à jour automatiquement à chaque nouvelle transaction. Bien plus pratique qu’un tableur Excel, non ? N’attendez plus que vos salariés vous apportent leurs notes de frais et les justificatifs pour avoir une vue actualisée de l’état financier de l’entreprise. Vous pourrez ainsi gérer votre budget, calculer le prévisionnel au plus près de la réalité et maîtriser votre situation financière en temps réel.

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