PME : comment mettre en place un système de gestion des achats efficace pour mieux contrôler ses dépenses ?

C’est souvent mécanique : plus votre entreprise se développe, plus vos salariés sont nombreux à pouvoir réaliser des achats dans le cadre de leur activité. Sauf qu'au-delà d’un certain volume de dépenses, ces achats peuvent devenir hors de contrôle pour les directions financières.

Les coûts ainsi engagés peuvent alors dépasser les budgets préalablement définis, déséquilibrer votre trésorerie, et même menacer sérieusement la pérennité financière de votre entreprise. 

Vous devez donc mettre en place un système bien réglé pour piloter ces achats. En posant des règles, en définissant des process de validation, et en mettant en place des outils spécifiques. C’est tout l’enjeu d'un système de gestion des achats efficace.

Mais comment faire concrètement ? Regate vous livre ses meilleurs conseils.

‍Gestion des achats : de quoi parle-t-on ?

Les achats au sein d’une PME peuvent prendre des formes très variées : achats de matières premières, achats de matériel et fournitures de bureau, achats de logiciels IT, achats de prestations de services… 

Dans les entreprises d’une certaine taille, la gestion de ces achats peut faire l’objet d’un collaborateur à plein temps ou même d’une équipe dédiée. Mais dans la plupart des PME, c’est le DAF qui en est directement responsable, dans le cadre de sa mission de gestion des dépenses de l’entreprise.

En tant que DAF, vous devez donc mettre en place un système de gestion des achats pour garder (ou reprendre) le contrôle sur les dépenses engagées par vos collaborateurs, tous services confondus. 

L’objectif ? Avoir une visibilité en temps réel sur les factures que vous allez recevoir et les montants que vous allez devoir régler, pour pouvoir anticiper les mouvements de votre trésorerie et surveiller la rentabilité de l’entreprise. Et éviter ainsi les mauvaises surprises. Car aucun DAF n’aime se retrouver “au pied du mur”, à devoir régler une dépense non budgétisée, ou pire, une dépense que vous n’auriez pas approuvée mais qui est déjà engagée. 

‍Contrôler ses achats efficacement… sans nuire au développement de son entreprise

L’enjeu central de la gestion des achats est de fixer un cadre suffisamment strict pour garantir un certain contrôle, mais aussi suffisamment flexible pour assurer la fluidité des opérations de votre entreprise.

Il faut ainsi trouver un point d’équilibre entre :

• Trop de libertés données aux collaborateurs : l’absence de règles ou de processus d’approbation ne vous permet pas, en tant que DAF, de contrôler réellement les engagements de dépenses.
• Trop de contraintes imposées aux collaborateurs : un système trop complexe ou des règles trop nombreuses allongent les délais et font perdre de la réactivité aux équipes.

Pour être efficace, votre système de gestion des achats doit donc impérativement rester simple, et surtout rapide ! Et il doit être facilement applicable par l’ensemble de vos  collaborateurs. 

‍Mettre en place un système de gestion des achats efficace : notre méthode en 4 étapes

‍Étape 1 : fixer un cadre d’engagement des dépenses

Faites le point sur vos différentes typologies de dépenses et définissez des seuils de contrôle pour chaque catégorie. L’idée étant qu’en dessous de ces seuils, les opérationnels puissent engager des dépenses de manière autonome, sans approbation nécessaire, et qu'au-dessus de ces seuils, ils soient tenus de demander une validation.

Par exemple : pour l’achat d’une prestation de service inférieure à 1 000 euros, l’opérationnel se contente de prévenir le département finance. Au-delà de 1 000 euros, il doit consulter son N+1 et obtenir une autorisation en amont. 

Il n’y a malheureusement pas de recette magique pour fixer ces seuils. Ils doivent être adaptés au contexte de votre entreprise et varier selon la catégorie d’achat.

‍Étape 2 : déterminer différents niveaux d’approbation

Une fois ces seuils fixés, définissez précisément les circuits de validation des dépenses, en fixant différents niveaux d’approbation. Vous pouvez par exemple décider que pour une typologie de dépense et un seuil donné, la validation du manager est suffisante, tandis que pour une autre typologie ou pour un seuil supérieur, la validation doit être donnée par le département finance ou par le dirigeant. En fonction des besoins, il est possible d’élaborer des circuits très poussés, sans pour autant perdre en réactivité.

Vos différents circuits de validation doivent être clairs, et vous devez prendre le temps de les communiquer en interne, aux collaborateurs et aux approbateurs concernés. 

‍Étape 3 : automatiser l’enregistrement des dépenses

Avoir de la visibilité sur les dépenses engagées par vos collaborateurs est une chose, et suivre les dépenses réellement payées par l’entreprise en est une autre ! 

En automatisant l’enregistrement de vos factures fournisseurs, vous facilitez le rapprochement entre les demandes d’achats et les dépenses réellement effectuées, et vous vous donnez les moyens de savoir réellement où vous en êtes en matière de dépenses. Et ce, en temps réel.

‍Étape 4 : contrôler sa trésorerie et son budget en temps réel

Gagner en visibilité sur les achats de vos collaborateurs vous permet de réaliser des comparatifs réguliers avec votre budget prévisionnel. Vous pouvez ainsi savoir, à tout moment, si vous êtes en avance ou en retard par rapport aux enveloppes prévues.

La mise en place d’un système d’achats efficace vous permet également de gagner en visibilité sur vos flux de trésorerie. En optimisant votre gestion des dépenses, vous maîtrisez en effet vos sorties de cash. Vous n’avez plus qu’à monitorer vos entrées de cash pour avoir une visibilité optimale sur l’ensemble de vos flux. 

Bref, vous avez en main toutes les informations relatives à votre budget et à votre trésorerie pour anticiper d’éventuelles difficultés, prendre des décisions avisées, et endosser un véritable rôle de pilote financier pour votre entreprise.

‍Quel outil pour piloter ses achats en PME ?

Contrôler la mise en œuvre des seuils et circuits d’approbation, effectuer le rapprochement des factures ou comparer les dépenses avec le budget sont des tâches qui peuvent s’avérer complexes et laborieuses si elles sont réalisées manuellement.

La définition d’un système de gestion des achats doit donc s’accompagner de la mise en place d’un outil adapté, point d’entrée unique pour digitaliser l’ensemble des process et gagner en efficacité. 

Grâce à un logiciel de gestion comptable et financière comme Regate, vous pouvez :

• Permettre aux opérationnels de créer leurs demandes d’achats en quelques clics
• Paramétrer des circuits de validation selon la typologie d’achats
• Assigner des valideurs en parallèle ou en cascade pour chaque type de demande
• Prévoir l’envoi automatique des demandes de validations et de rappels
• Automatiser l’enregistrement des factures
• Faciliter le rapprochement entre demandes d’achats et de factures. Et cerise sur le gateau : faire votre rapprochement bancaire et générer automatiquement les écritures

Gardez en tête que l’important est d’implémenter une solution simple et ergonomique, qui sera facilement adoptée par vos utilisateurs internes, et qui fluidifiera réellement vos process. Pour y parvenir, il est nécessaire de se tourner vers un outil paramétrable et capable de s’adapter au besoins de l’entreprise. 

Découvrez les fonctionnalités budget et demande d’achats de Regate, mais aussi les cartes de paiement physique et virtuelles, ou encore la gestion complète des factures fournisseurs. Et si vous souhaitez découvrir la plateforme, n’hésitez pas à planifier une démo gratuite avec l’un de nos experts !