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Contrôle des dépenses

Quelle méthode pour établir son budget prévisionnel en PME ?

En matière de contrôle des dépenses, le budget prévisionnel est l'un des principaux outils pour le DAF dans une PME. Voici une méthode pour le construire efficacement.

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SOMMAIRE
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Le budget est un outil de pilotage fondamental pour un DAF en PME. Il sert de base au suivi des dépenses et à l’établissement du prévisionnel de trésorerie. Il permet aussi et surtout de valider la viabilité financière des grandes orientations stratégiques de l’entreprise.

Mais le budget découle d’un exercice complexe. Il donne bien souvent du fil à retordre aux DAF, même les plus aguerris. En effet, l’élaboration du budget requiert une grande rigueur, et l’implication d’un certain nombre de parties prenantes. 

Dans cet article, nous vous livrons une méthode simple et efficace pour établir un prévisionnel fiable et complet.

À quoi sert un budget prévisionnel en PME ?

Un budget prévisionnel permet de poser à l’avance les grands jalons de la gestion financière de l’entreprise, sur une période donnée. Il vise à prévoir tout ce qui est prévisible, mais il vise surtout à piloter, en s’assurant de rester focalisé sur les priorités. .

En effet, le budget sert avant tout de référentiel, dans la mesure où il permet de faire des comparatifs réguliers entre ce qui avait été anticipé et ce qui a été réalisé. Ces comparatifs permettent de contrôler en continu la situation de l’entreprise, et de prendre des actions correctives lorsqu'elles sont nécessaires pour rectifier la trajectoire.

Un bon budget prévisionnel doit donc donner le niveau d’informations adapté pour permettre ce pilotage. Ce niveau d’information n’est pas universel : il dépend généralement  de la taille et des problématiques spécifiques de l’entreprise.

Le budget a par ailleurs vocation à être révisé régulièrement. Il n’est pas figé dans le temps et doit évoluer au gré des aléas ou de l’activité de l’entreprise. 

Qui impliquer dans l’élaboration du budget prévisionnel ?

L’établissement du budget prévisionnel incombe naturellement à la fonction finance. Si vous n’avez pas d’équipe finance en interne, il peut être utile de vous tourner vers un service de DAF externalisé pour l’occasion. 

Mais quoi qu’il en soit, attention, le budget ne doit pas être le seul objectif du DAF ! Il doit être le résultat d’un processus d’échange entre la finance, la direction et les opérationnels. Il doit traduire l’engagement de tous à atteindre des objectifs en mobilisant des moyens prédéfinis. 

L’erreur classique est de négliger l’implication des opérationnels. Et ce, pour deux raisons :

  • Les opérationnels ont une véritable expertise métier, et sont souvent les mieux placés pour évaluer les ressources nécessaires à l’atteinte d’un objectif donné sur leur périmètre.
  • Si les opérationnels ne sont pas suffisamment associés à la construction du budget, ils risquent de se sentir peu responsabilisés dans le suivi budgétaire et dans le respect des enveloppes de dépenses définies. 

Les 3 étapes pour établir son budget prévisionnel en PME

#1 Commencer par une analyse Top down

La première étape de la construction du budget passe par la formalisation des grandes orientations stratégiques, généralement définies dans le business plan, la définition d’objectifs intermédiaires concrets.

Il faut ensuite estimer le besoin en ressources pour atteindre ces objectifs, et en tirer des enveloppes budgétaires adaptées.

Un exemple concret ? Si votre entreprise se fixe l’objectif d’étendre son activité à un nouveau pays et d’augmenter son chiffre d’affaires de 10%, il faudra prévoir des enveloppes budgétaires pour : 

  • La main d’oeuvre supplémentaire
  • Les dépenses marketing
  • Le renforcement du service client
  • L’ouverture d’un bureau local
  • Etc

#2 Poursuivre par une analyse Bottom up

En parallèle à cette analyse Top down, le DAF doit faire l’exercice d’interroger toutes les directions opérationnelles, en leur demandant des anticipations de dépenses, toujours en miroir avec les objectifs fixés.

Cette analyse Bottom up peut commencer par prendre la forme d’une “liste au Père Noël”. L’idée étant que les opérationnels puissent lister de manière quasi exhaustive toutes les dépenses à envisager pour la réalisation de leurs objectifs.

Cette étape doit bien évidemment être suivie d’une rationalisation, avec l’identification d’un ordre de priorisation, pour identifier d’une part les dépenses essentielles à l’atteinte des objectifs, et d’autre part les dépenses plus incertaines ou optionnelles. Plusieurs scénarios d’enveloppes budgétaires peuvent ainsi être réalisés.

#3 Faire des arbitrages et trouver un point d’équilibre

Le budget doit évidemment se baser sur les ressources de l’entreprise et les revenus prévus, car il doit garantir la pérennité financière de l’entreprise. 

Sur cette base, la vision stratégique des dirigeants doit ensuite être confrontée à la vision opérationnelle des équipes. L’objectif ? Confronter l’analyse Top down et l’analyse Bottom up, pour construire un budget qui soit :

  • Fidèle aux ambitions de l’entreprise
  • Cohérent avec la réalité des opérations

Le budget prévisionnel ainsi obtenu doit mettre d’accord toutes les parties prenantes, c’est-à-dire la finance, la direction et les managers. Tous doivent s’engager à faire tout leur possible pour le respecter, dans l’intérêt de l’entreprise. 

Quel outil utiliser pour établir son budget prévisionnel ?

Il existe de nombreux modèles Excel disponibles en ligne pour établir un budget prévisionnel. Mais Excel reste un outil très basique, et l’utilisation de feuilles de calcul qu’il faudra renseigner manuellement s’accompagne d’un risque d’erreur important. 

Il est donc plutôt recommandé d’utiliser un logiciel dédié pour se faciliter la tâche. Il existe de nombreuses solutions permettant d’établir des budgets avec différents niveaux de détails, d’intégrer plusieurs scénarios, et de s’assurer des calculs fiables.

Avec Regate, vous pouvez définir des enveloppes budgétaires et suivez-les en temps réel. Pilotez votre suivi budgétaire et gardez le contrôle sur vos dépenses en accédant à 

toute l’information financière de votre entreprise centralisée et toujours à jour. Regate vous permet en effet de définir une enveloppe budgétaire, de pré-approuver des dépenses et de comparer ensuite les engagements et le réalisé. 

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