Gestion des dépenses

Carte entreprise vs. carte affaire : quelles différences ? laquelle choisir ?

Carte d'entreprise

Cartes entreprises et cartes affaires : enjeux, points communs et différences

Objectifs communs

Dépenses professionnelles mieux suivies et encadrées

Les cartes professionnelles sont des moyens de paiement qui permettent une meilleure traçabilité des dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions.

Réduire les risques de fraude

Elles offrent plus de visibilité et de contrôle, ce qui permet de réduire les fraudes liées aux fausses notes de frais.

Réduire la gestion des notes de frais

Les paiements par carte bancaire permettent également d’alléger la gestion coûteuse et chronophage des notes de frais.

Éviter l’avance de frais par les collaborateurs

Les collaborateurs en déplacement peuvent utiliser une carte professionnelle d’entreprise ou une carte affaire. Dans un cas, ils n’avancent pas les frais professionnels. Dans l’autre, ils sont remboursés avant d’être débités.

Gagner du temps

Ils gagnent également du temps lors de l’achat et n’ont pas besoin d’attendre la validation de l’entreprise pour effectuer leur paiement par carte bancaire.

Carte affaires : définition et fonctionnement

Généralement des cartes à débit différé

Les cartes bancaires affaires à débit différé (ou carte de crédit) sont généralement les plus utilisées. Elles sont débitées en fin de mois sur le compte bancaire du collaborateur, ce qui offre théoriquement plus de temps à l’entreprise pour rembourser la note de frais du salarié avant qu’il soit débité (sauf pour retirer de l’argent : les retraits aux distributeurs automatiques de billets - DAB - sont décomptés au fur et à mesure).

Plutôt chez les grands groupes

Les grands groupes ont plus de salariés, donc plus de dépenses. Ils privilégient la sécurité (carte débitée sur le compte-courant du salarié), la sécurisation des dépenses (paramétrage des plafonds de paiement, carte activable chez les fournisseurs sélectionnés…) et la maîtrise de la trésorerie (note de frais validée après le paiement). 

Carte entreprise : définition et fonctionnement

Plutôt pour les PME et startups

La carte entreprise est un moyen de paiement similaire à la carte bleue. Elle peut être internationale et gérer plusieurs devises (la carte Visa et la carte Mastercard sont utilisables en France et à l’étranger), à débit immédiat (carte de débit) ou différé. Dans les deux cas, elle débite le compte de l’entreprise (le titulaire de la carte). Ce fonctionnement nécessite une plus grande confiance envers les salariés qui sont toutefois responsabilisés. Les collaborateurs gagnent en agilité puisqu’ils n’ont plus à faire l’avance des frais et à attendre des remboursements parfois longs.

Résumé des grandes différences entre carte affaires et cartes entreprise

La première différence entre la carte de paiement affaires et les cartes d’entreprise (carte prépayée rechargeable, e-carte d’entreprise…) est le compte débiteur : les cartes d’affaires débitent le compte du collaborateur tandis que les cartes d’entreprise débitent le compte de la société. 

La deuxième différence entre ces deux types de cartes de paiement est le type de débit. En général, les cartes affaires sont à débit différé (le montant est débité à la fin du mois, le dernier jour ouvré) alors que les cartes d’entreprise sont plutôt à débit immédiat. 

Comment choisir entre carte affaires et carte entreprise ?

Les avantages et inconvénients de la carte affaires

Le mode de paiement différé offre plus de temps à l’entreprise pour rembourser les salariés (même si en réalité, les remboursements peuvent être plus longs). Les salariés perdent du temps à remplir leurs notes de frais et la perte des justificatifs empêche le remboursement. 

La carte affaires permet de sécuriser les dépenses et de maîtriser la trésorerie car le montant de la carte est plafonnable, la carte est activable chez certains fournisseurs et la validation des notes de frais est ultérieure au paiement... mais elle prend du temps : saisie par le collaborateur puis contrôle, approbation et ressaisie par l’entreprise. Elle coûte aussi de l’argent, notamment à cause du risque accru d’erreurs ou de fraudes à la TVA.

Les avantages et inconvénients de la carte entreprise

Parmi les nombreux avantages de la carte entreprise : elle est débitée directement sur le compte de l’entreprise, ce qui allège les avances de frais côté salariés. L’entreprise a également plus de visibilité sur ses dépenses globales grâce au relevé de compte bancaire mensuel. Et les transactions ne peuvent pas non plus être dédoublées, ce qui évite les risques d’utilisation frauduleuse.

Mais les salariés doivent continuer d’utiliser la note de frais et d’y attacher les factures pour justifier le remboursement de la TVA auprès de l’URSSAF. Et certains salariés peuvent être tentés de dépenser plus que de raison, n’ayant plus à avancer les frais. Mais ces cas sont isolés dans une petite structure où les collaborateurs sont responsabilisés.

Les nouvelles cartes corporate : fonctionnement et avantages

CB virtuelles

La carte bancaire virtuelle est idéale pour les paiements en ligne et le paiement mobile : elle peut être utilisée sur le terminal de paiement d’un commerçant grâce à une solution de paiement électronique accessible via les applications Google Pay et Apple Pay (paiement sans contact). Elle permet de sécuriser les paiements en ligne : les informations de la carte changent à chaque achat ou à chaque date d’expiration. Elle aide également à garder le contrôle sur ses abonnements (en paramétrant la durée de validité de la carte) et sur ses budgets (en plafonnant les dépenses pour un fournisseur). 

Parmi les avantages de la carte virtuelle : elles sont paramétrables et personnalisables. Vous pouvez définir un plafond de paiement et une période de validité ainsi qu’un plafond de retrait (cartes personnalisées) pour encadrer et maîtriser les dépenses de vos salariés. Pour obtenir une carte virtuelle et effectuer un achat, il vous suffit de créer une carte dans votre espace client sur la plateforme, d’afficher les informations de la carte (numéro de carte et date d’expiration que l’on retrouve indiqué sur la carte physique - au recto - cryptogramme au verso, et code confidentiel - ou code secret ou code PIN) avec une authentification renforcée puis de régler vos achats sur internet avec le système de sécurité 3D Secure. Enfin, elle est sans frais d’émission (frais bancaires liés à la carte physique), contrairement à la carte physique.

La carte bancaire virtuelle simplifie également la gestion des notes de frais. L’application mobile permet de prendre en photo le justificatif lié à la dépense réalisée par carte pour l’importer dans la plateforme et valider l’opération. Le rapprochement bancaire est facilité, les écritures comptables sont générées automatiquement et le risque d’erreurs est considérablement réduit voire totalement supprimé : votre gestion comptable est plus sûre et plus efficace.

Toutes les dépenses réalisées avec les cartes virtuelles sont recensées dans des relevés bancaires et remontent dans l’application où elles sont consolidées en un seul et même endroit. Cela permet à la fois de les piloter en temps réel (activation, désactivation, paramétrage du plafond, de la durée de validité, faire opposition, etc.) et d’avoir une vision globale de l’ensemble des dépenses professionnelles pour pouvoir optimiser la gestion du budget

Cet outil de gestion des dépenses est intégré dans un logiciel de pré-comptabilité global qui permet de gérer l’ensemble des activités liées à la gestion des dépenses (reporting, rapprochement bancaire, demandes d’achat, notes de frais) et des factures (comptabilité clients et comptabilité fournisseur).

Enfin, vous pouvez bénéficier de 0,2% de rétrocession sur le total des dépenses réalisées.

Et si vous testiez Regate ?

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