Carte bancaire virtuelle pour entreprise : fonctionnement, avantages et inconvénients

Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?

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Une carte virtuelle est une carte dématérialisée (sans support physique) permettant de réaliser des paiements en ligne, sur des sites marchands par exemple, en toute sécurité. Elle peut aussi être utilisée pour payer en magasin ou chez un commerçant grâce au portefeuille électronique disponible à partir des applications mobiles Google Pay ou Apple Pay. 

Tout comme la carte bancaire classique, la carte bancaire virtuelle possède un numéro de carte VISA ou MasterCard à 16 chiffres ainsi qu’une date d’expiration et un cryptogramme visuel (CVV/CVC). 

Elle confère en plus de nombreux avantage : la création de la carte est instantanée et peut être utilisée immédiatement, dès sa création. Il est également possible de suivre l’activation des cartes depuis une interface dédiée. La carte bancaire virtuelle est ainsi paramétrable en temps réel, sur Internet, avec un montant prédéfini, une durée de validité et un plafond à ne pas dépasser. 

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Comment fonctionne une CB virtuelle ?

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Grâce la plateforme web sécurisée qui génère les cartes virtuelles, la département Finance peut créditer chaque carte bancaire virtuelle créée du montant adapté à chaque employé. Ce mode de paiement est ainsi idéal pour réserver des billets de train ou d’avion dans le cadre d’un déplacement par exemple, et éviter des avances de frais importantes. 

Il convient aussi parfaitement pour des paiements récurrents comme les abonnements en ligne. A chaque nouvel achat, la plateforme édite un nouveau code et necessite une nouvelle authentification, ce qui permet de réaliser des transactions 100% sécurisées.

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Quels sont les différents types de carte bancaire virtuelle ?

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Carte à usage unique

La carte virtuelle à usage unique ne peut être utilisée qu’une seule fois. En d’autres termes, il faudra générer une nouvelle carte pour chaque nouvel achat. Ce type de carte est donc idéal pour une dépense ponctuelle. Elle fonctionne très simplement : il suffit de renseigner les chiffres de la carte pour valider le paiement. Une fois l’achat effectué, le numéro n’est plus valide. Ce type de carte à l’avantage de permettre un meilleur contrôle sur les coûts pour l’équipe Finance, qui peut ainsi générer des CB à usage unique spécifique à chaque dépense, avec le montant pré-défini dès le départ par le collaborateur. 

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Carte à usage récurrent

Comme une CB physiques classiques, elle permet d’effectuer des dépenses régulières et/ou automatiques, comme par exemple le paiement d’un abonnement en ligne ou les paiements en ligne de fournisseurs. Dans le cas d’un abonnement, il suffit de rentrer le code de la carte une seule fois et les prélèvements se font ensuite de manière automatique.

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Quels sont les avantages de la e-carte bleue ?

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Les avantages pour l’entreprise

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Paiements plus rapides

Vous pouvez créditer les cartes de paiement virtuelles de vos employés du montant de votre choix pour qu’ils puissent réaliser leurs paiements en quelques clics et dans la foulée. Cela évite ainsi de bloquer ou de retarder des projets à cause de l’impossibilité de réaliser des paiements - dans le cas d’avance de frais trop important par exemple.  

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Réduction des risques de fraudes avec des paiements plus sécurisés et plus transparents

La e-carte bleue nécessite un code spécifique et une authentification forte à chaque paiement, ce qui permet de sécuriser les informations bancaires de chaque carte ainsi que les coordonnées bancaires du compte de l’entreprise. Une bien meilleure pratique donc que de partager une même carte physique pour toute l’entreprise, qui passe généralement de main en main sans respecter les normes sécuritaires…

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Gestion administrative et comptable simplifiée

Rattachée à une plateforme de monitoring, la carte bleue virtuelle vous permet de garder la main sur les moyens de paiement de toute la société via la configuration des plafonds, la personnalisation des périodes d’utilisation avec une date de validité ou encore le blocage definif de la carte. Avec des fonctionnalités plus poussées, elle peut vous permettre également : 

• de fixer des budgets quotidiens, hebdomadaires ou mensuels 
• de suivre automatiquement toutes les dépenses
• d’établir un workflow de validation en amont via des demandes d’achats 
• de vous passer définitivement des notes de frais dont les justificatifs peuvent être directement ajoutés depuis la plateforme. 

Vous donnant ainsi un meilleure contrôle des coûts et automatisant de nombreuses tâches comptables fastidieuses et chronophages. 

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Les avantages pour les collaborateurs

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Autonomie des salariés 

Les cartes virtuelles permettent à vos collaborateurs de gagner en autonomie en réalisant directement leurs achats validés sur Internet, sans avoir besoin de solliciter plusieurs fois leur manager.

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Paiements sécurisés

Les paiements en ligne sont plus sécurisés via des cartes virtuelles grâce à la double authentification demandée à chaque paiement, à la possibilité de faire des cartes à usage unique ou le fait de pouvoir paramétrer au besoin une durée de validité et une date d’expiration spécifique. 

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Plus besoin d’avancer des frais

Les salariés n’auront plus à avancer leurs frais professionnels et à attendre plusieurs semaines avant de se faire rembourser, causant souvent du travail administratif et un stress supplémentaire sur leur trésorerie pour les collaborateurs.  

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Plus de notes de frais à rédiger

En plus de gagner du temps sur la soumission des notes de frais, démarche administrative souvent pénible et chronophage, ils pourront également gagner en tranquillité en cas de perte de justificatif, indispensable pour valider et donc se faire rembourser une note de frais. 

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Comment intégrer les paiements par carte virtuelle en comptabilité ?

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Avec une solution unifiée de gestion financière comme Regate

Pour intégrer facilement les paiements par carte bancaire virtuelle en comptabilité, il est conseillé d’utiliser une plateforme unifiée de gestion financière. Pour être efficace, elle doit pouvoir s’intégrer automatiquement avec les principaux logiciels comptables disponibles sur le marché. Idéalement, elle doit pouvoir générer automatiquement l'exportation des différents journaux comptables (journal de banque, journal d’achat et journal des opérations diverses) pour les intégrer dans la comptabilité. Enfin, elle doit pouvoir offrir un suivi complet et en temps réel sur toutes les dépenses et donner une meilleure visibilité sur les opérations déversées et à déverser au niveau comptable. La vision complète de vos transactions vous permettra de vous assurer qu’elles sont bien conformes à votre politique de gestion des dépenses, vous donnant ainsi un meilleur contrôle des côuts. 

Comparatif des meilleures cartes virtuelles pour entreprise

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Qonto

En tant que banque en ligne, Qonto propose des cartes virtuelles sécurisées et paramétrables, pouvant être utilisées pour des dépenses récurrentes ou ponctuelles.

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Expensya

Spécialisée dans la note de frais, Expensya offre autant de cartes virtuelles que souhaité, activables en quelques secondes, utilisables sur le réseau Mastercard et désactivables à tout moment.

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Shine

Les cartes virtuelles Shine, banque en ligne pour les indépendants, sont activables et utilisables dès leur création:  elles permettent de réaliser un ou plusieurs achats en ligne et de garder la maîtrise sur un abonnement.

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Manager One

Manager One met à disposition 4 types de cartes virtuelles (à usage unique ou récurrent, classique et plafonnée) avec la possibilité d’en générer autant que souhaité.

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Spendesk

Spendesk fournit des cartes virtuelles à usage unique ou récurrent pour des paiements en ligne simplifiés et un suivi en temps réel des achats.

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Regate

Nos cartes bancaires virtuelles (et physiques, pour répondre à tous les besoins) ont l’avantage de s’intégrer dans une solution financière et comptable complète, facile d’utilisation et 100% intégré avec votre comptabilité. 

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FAQ

Comment suivre les dépenses des cartes de paiement virtuelles ? 

Grâce à notre solution unifiée de gestion, vous pouvez gérer vos dépenses et automatiser votre comptabilité sur un seul et même outil pour couvrir tous vos besoins : comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, circuits d’approbation, gestion des dépenses, budgets & demandes d’achats, etc. Tout cela intégré en temps réel avec votre comptabilité. 

Combien coûte une carte virtuelle d’entreprise ?

Pour exploiter tout le potentiel de la carte virtuelle d’entreprise, notre premier plan, le Starter Pack, vous donne accès à 5 cartes bancaires (virtuelles et physiques paramétrables), notre module d’automatisation des comptabilités fournisseurs et clients, le traitement facilité des notes de frais et le suivi budgétaire et les demandes d’achat. 

Bref, tout ce qu’il vous faut pour optimiser le pilotage de vos dépenses, tout en automatisant vos traitements comptables !