Choisir une carte bancaire pour vos collaborateurs : conseils et bonnes pratiques

Qu’est-ce qu’une carte bancaire pour collaborateurs et comment fonctionne-t-elle ?

La carte bancaire collaborateur est une carte de paiement professionnelle mise à disposition par l’entreprise, pour les collaborateurs. Elle permet de réaliser différents types d’achats liés à l’exercice de leur mission, sans avancer d’argent : 

• repas d'affaires, déjeuner client
• déplacement professionnel : réservation de billets de train ou d’avion, trajets en taxi, prise en charge des frais kilométriques, hébergement à l’hôtel…
• matériel ou fournitures de bureau 
• recours à des prestations de services

Il est également possible de retirer des espèces avec la carte de crédit employé. 

La carte professionnelle fonctionne globalement comme une carte bancaire classique et offre la possibilité de définir un plafond de paiement et/ou de retrait pour maîtriser les dépenses de votre entreprise.

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Les différents types de CB pour vos employés

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Carte de débit

La carte de débit est une carte à débit immédiat qui présente le logo CB (carte de paiement nationale), Visa ou Mastercard (carte de paiement internationale).

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Carte de crédit

Ce que l’on appelle communément “carte de crédit” est en réalité une carte à débit différé : les dépenses faites directement par carte ne sont prélevées qu’une seule fois, le dernier jour ouvré du mois. Les retraits, eux en revanche, sont décomptés au fur et à mesure.

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Carte prépayée

La carte prépayée est une carte bancaire rechargeable (espèces, chèque, virement, transaction Internet), plafonnée qui ne requiert pas de compte bancaire pour être utilisée.

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Carte de paiement virtuelle

La carte de paiement virtuelle est une carte dématérialisée similaire à la carte physique (numéro de carte à 16 chiffres, date d’expiration et cryptogramme) conçue pour les paiements en ligne.

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Les avantages des cartes bancaires employé pour l'entreprise

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En finir avec le traitement des notes de frais

Ce dernier est chronophage, sujet à erreur voire à fraude.

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Visibilité et transparence en temps réel sur les dépenses des salariés

Les transactions par carte remontent instantanément dans une interface de gestion ce qui permet de suivre toutes les dépenses engagées par les collaborateurs.

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Meilleure sécurisation des dépenses professionnelles

Grâce au système 3D Secure avec une double authentification, à un code PIN ou à un numéro de carte unique.

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Pas de remboursement à effectuer et donc du temps gagné pour les équipes comptables

La carte bancaire employé évite de perdre du temps en remboursement.

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Faciliter les paiements en ligne et à l’international

En optant pour une carte bancaire virtuelle, Visa ou Mastercard.

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Mieux gérer et adapter les budgets

Grâce à la visibilité et à la transparence sur les dépenses en temps réel.

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Possibilité de mettre en place des circuits de validation des dépenses

La traçabilité des dépenses permet de créer un circuit d'approbation des dépenses rapide et efficace.

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Répondre aux attentes des collaborateurs

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Incertitude liée au remboursement des dépenses

Le remboursement des frais professionnels n’est pas systématique. La procédure de la note de frais doit être respectée au risque de bloquer le remboursement.

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Délais de remboursement parfois longs

Les remboursements peuvent avoir lieu en fin de mois ou le mois suivant, en fonction de la date à laquelle la note de frais est transmise, ce qui peut poser de sérieux problèmes de trésorerie à l'employé en fonction des frais avancés.

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Risque de perte de justificatifs

Les notes de frais doivent être accompagnées de justificatifs pour pouvoir être remboursées. Sans ces derniers, les frais professionnels ne peuvent pas être remboursés.

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Tensions au sein de vos équipes

Toutes ces raisons peuvent créer des tensions chez vos collaborateurs et se répercuter sur vos équipes comptables et financières.

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Le collaborateur peut ne pas pouvoir prendre une dépense à sa charge quand bien même elle lui serait remboursée plus tard

Il n’a pas toujours les fonds nécessaires, ce qui peut lui causer un stress supplémentaire.

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Comment bien encadrer les cartes confiées à vos équipes et éviter les mauvaises surprises

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Plafond de dépenses

Vous pouvez paramétrer le plafond de dépenses des cartes bancaires de manière à maîtriser les dépenses de vos collaborateurs.

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Restrictions géographiques

Les cartes bancaires peuvent être restreintes au niveau des zones géographiques afin d’éviter les frais supplémentaires liés aux paiements à l’étranger.

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Restrictions temporelles

Vous pouvez programmer vos cartes bancaires afin d’empêcher les dépenses ayant lieu en dehors du temps de travail : pendant le week-end ou les vacances par exemple.

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Autorisations systématiques

Vous avez la possibilité d’identifier des approbateurs et des valideurs en amont pour automatiser les autorisations.

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Droits et accès

Vous pouvez définir des droits et des accès différents en fonction des rôles de chacun : utilisateur, approbateur, valideur.

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Bien informer et éduquer les salariés quant à la politique de dépenses

Cela vous permet enfin de toujours bien communiquer sur les règles de prise en charge : montants maximums, types de dépenses…

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Comment choisir la meilleure CB pour vos employés ?

La meilleure carte bancaire est celle qui répond aux attentes de vos employés en termes de dépenses (principalement l’avance de frais) mais également à vos besoins : 

- Quels sont les types de paiements que vos employés sont les plus susceptibles de réaliser dans le cadre de leurs fonctions : paiements en ligne, paiements en magasin, paiements à l’étranger, paiements récurrents ?

- Avez-vous besoin d’un compte bancaire associé à la carte ? Vos salariés ont-ils besoin de souscrire à un ou plusieurs abonnements ? Ces derniers nécessitent en général un RIB, relié à un compte bancaire, afin de mettre en place le prélèvement automatique. 

- De combien de cartes bancaires avez-vous besoin ?

- Quel est votre budget ? Prêtez attention aux différents frais bancaires : cotisations annuelles, frais liés à l’utilisation de la carte, coûts additionnels, options…

- Quels sont les systèmes de sécurité proposés ?

- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin pour faciliter votre gestion financière ? Comment cela s'intègre-t'il à votre comptabilité ?

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Comparatifs des cartes bancaires professionnelles pour salariés

Qonto

Qonto propose deux types de cartes bancaires : physique et virtuelle (à usage unique). 

Soldo

Soldo met à disposition sa carte bancaire prépayée, physique ou virtuelle.

Mooncard

Mooncard offre également des cartes bancaires prépayées (physiques) et des cartes spéciales Déplacements.

Revolut

Revolut propose des cartes de débit immédiat, disponibles en version physique et virtuelle.

Anyti.me

Anyti.me offre 3 types de carte de débit internationale (Mastercard). 

Spendesk

Spendesk propose des cartes prépayées nominatives et des cartes de paiement virtuelles à usage unique ou récurrent.

Regate

Regate offre des cartes de débit (Mastercard) et des cartes de paiement virtuelles pour les abonnements récurrents.

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Comment commander les cartes bancaires Regate pour de mes collaborateurs ?

Pour bénéficier de nos cartes bancaires physiques ou virtuelles, il vous suffit de souscrire à l'option 'Cartes de paiement' directement auprès de nos équipes commerciales.

Rendez-vous ensuite directement dans le module “Cartes et dépenses” de votre interface Regate pour commander des cartes physiques ou activer des cartes virtuelles pour vos équipes. Cliquez sur “Nouvelle carte” puis remplissez le formulaire en fonction de votre besoin. Votre carte physique sera envoyée dans les 5 jours (ouvrés) et votre carte virtuelle sera activée instantanément.