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Dématérialisation des factures

La plateforme de dématérialisation des factures : quelle utilité et quels enjeux ?

Une plateforme de dématérialisation des factures est un outil essentiel pour les entreprises confrontées à une digitalisation croissante de leurs process. Voici comment en tirer profit.

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SOMMAIRE
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La digitalisation progresse rapidement dans les entreprises, y compris dans les TPE et PME. Et la gestion financière et la comptabilité n’échappent pas à ce mouvement. L’envoi ou la réception des factures s’effectue désormais souvent sous forme dématérialisée. Les professionnels ont ainsi recours à une plateforme de dématérialisation des factures pour leurs opérations. Nous allons voir dans cet article tout ce que cela implique. 

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation des factures ?

Plateforme de dématérialisation des factures : définition

Une plateforme de dématérialisation des factures est un outil qui va faciliter la transmission des factures entre un fournisseur et un client. Cette typologie de plateforme possède trois missions principales :

  • Permettre à un fournisseur d'émettre des factures dématérailisées et au client de les recevoir ;
  • Simplifier les relations avec l’administration fiscale ;
  • Accélérer le traitement des factures et simplifier leur conservation.

Les services proposés par les plateformes de dématérialisation des factures

En fonction des plateformes de dématérialisation des factures, les services proposés aux entreprises peuvent varier. Toutefois, elles proposent la plupart du temps les services suivants :

  • Offrir la possibilité d'émettre, de recevoir et de transmettre des factures ;
  • Contrôler la conformité des factures ;
  • Transmettre les données financières de l'entreprise à l'administration fiscale et à l'annuaire public ;
  • Assurer la gestion du statut des factures.

Pour améliorer la gestion comptable des entreprises au quotidien, certaines plateformes de dématérialisation des factures mettent à profit des services supplémentaires :

  • Automatisation du traitement des notes de frais ;
  • Automatisation des factures fournisseurs ;
  • Outil de pilotage du suivi budgétaire ;
  • Gestion collaborative de la comptabilité.

Les avantages de se tourner vers une plateforme de dématérialisation des factures 

Les bénéfices de ces plateformes de dématérialisation sont nombreux pour les entreprises. Elles gagnent ainsi un temps considérable en optimisant les tâches comptables récurrentes, notamment au travers de l'automatisation des factures fournisseurs.

Ce gain de temps favorise la productivité des équipes comptables. Les directeurs financiers et leurs collaborateurs peuvent enfin se concentrer pleinement sur leur cœur de métier : le conseil et l'analyse financière.

Enfin, grâce à des outils de reporting financier, les entreprises peuvent avoir une meilleure visibilité et une meilleure maîtrise de leur activité financière au quotidien.

Vers quelles plateformes se tourner pour la dématérialisation des factures  ?

Il faut distinguer les plateformes de dématérialisation des factures et les plateformes de dématérialisation partenaires. Deux termes que l’on rencontre fréquemment, mais qui correspondent à des concepts différents.

Zoom sur la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Contrairement à une plateforme de dématérialisation des factures, une plateforme de dématérialisation partenaire, ou PDP, doit faire l'objet d'une immatriculation par l'administration pour une durée de trois années renouvelables.

Lorsqu'une plateforme partenaire reçoit une immatriculation, cela signifie qu'elle répond aux exigences imposées par le cadre réglementaire. Les plateformes partenaires habilitées seront les seules à pouvoir proposer des services en accord avec le décret sur la facturation électronique.

Les PDP seront mises en place progressivement dans le cadre de la réforme de la facture électronique. Les premières immatriculations devraient être annoncées au premier semestre 2024, alors que la mise en application de la réforme est programmée entre 2026 et 2027.

Les entreprises pourront retrouver en ligne la liste des plateformes de dématérialisation partenaires. Elles auront la liberté de choisir la plateforme d'émission et de réception de factures qui leur correspond pour assurer la gestion de leur comptabilité quotidienne.

Zoom sur le futur portail public de facturation

Pour répondre aux enjeux de la dématérialisation des factures pour les entreprises, l'administration française prévoit de mettre en place dans le cadre de la réforme un portail public de facturation. L'utilisation de ce portail sera gratuite pour les entreprises mais ses services seront plus limités que ceux proposés par une plateforme de dématérialisation partenaire.

Ce portail public ne vous permettra pas, par exemple, de bénéficier d'un service d'archivage ou d'une fonctionnalité d'aide au pilotage d'un suivi financier. 

Zoom sur l'opérateur de dématérialisation

Les opérateurs de dématérialisation (OD) sont des plateformes qui peuvent offrir le même type de services que les PDP, mais qui ne sont pas immatriculées par l'État et qui ne sont donc pas soumises aux mêmes obligations. Dans cette catégorie, on peut par exemple retrouver des logiciels de facturation qui ont fait le choix de ne pas candidater à l'immatriculation PDP, et qui utiliseront une connexion avec une PDP tierce pour pouvoir se mettre en conformité vis à vis de la réforme de la facture électronique.

Comment bien choisir sa plateforme de dématérialisation des factures ?

Analyser les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion de la comptabilité

Afin de choisir la plateforme de facturation dématérialisée qui saura répondre aux enjeux de votre entreprise, commencez par vous interroger sur vos besoins. En fonction du process déjà en place, analysez les fonctionnalités dont vous disposez déjà et déterminez celles qui pourraient vous manquer.

Par la suite, prenez le temps d'étudier les offres des différentes plateformes de dématérialisation de factures. En fonction des coûts à associer et de votre réorganisation en interne, déterminez celle qui vous correspondra le mieux.

Opter pour un outil à la fois simple et intuitif

Outre les fonctionnalités relatives à la bonne gestion de votre comptabilité au quotidien, l'objectif est de faciliter sa méthode de e-invoicing (la facturation électronique) et de e-reporting (la transmission des données de facturation à l’administration fiscale). Pour cela, nous ne pouvons que vous conseiller de vous tourner vers une plateforme simple et intuitive. De nos jours, la plupart des plateformes de dématérialisation de factures mettent l'accent sur l'expérience utilisateur.

Toute votre équipe comptable doit être en mesure d'assurer la gestion de la comptabilité quotidienne de l'entreprise sans difficulté. Optez donc pour une solution que vous pouvez facilement intégrer à votre logiciel comptable pour ne pas trop modifier leur environnement de travail habituel.

Se tourner vers un outil collaboratif

Plus qu'assurer la gestion des flux entrants et sortants de l'entreprise, les plateformes de dématérialisation de factures collaboratives offrent de nombreux avantages. Elles vous permettent notamment de travailler à plusieurs sur la gestion de votre comptabilité en ligne.

À quel moment choisir une plateforme de dématérialisation de factures ?

Pour une TPE-PME, la décision de basculer vers une plateforme de dématérialisation des factures est généralement prise lorsqu'un certain volume de factures achats ou ventes est dépassé chaque mois. Au delà d'un certain nombre de factures, l'utilisation d'outils traditionnels, comme un tableur, devient en effet très fastidieux et chronophage.

La réforme de la facture électronique est un autre point important à avoir en tête. En effet, les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques au plus tard au 1er septembre 2026. Il s'agit d'une date limite, mais il est évidemment bien plus prudent de se préparer en amont, pour pouvoir tester le système plusieurs mois avant.

L'idéal est donc de choisir sa plateforme... dès que possible ! Sachant que les premières PDP devraient être immatriculées à l'été 2024.

Plateforme de dématérialisation des factures : ce qu'il faut retenir

L'État prévoit une dématérialisation totale des factures émises et réceptionnées par les entreprises. Son objectif est d'alléger la comptabilité des entreprises, de lutter contre la fraude fiscale mais également de simplifier la déclaration de TVA.

Les entreprises devront donc se tourner vers une solution de facture électronique pour respecter le cadre réglementaire. Elles auront le choix entre plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires certifiées par l'État.

Afin d'adapter leur process actuel aux bouleversements à venir, nous invitons les entreprises à se tourner dès maintenant vers la facturation électronique. Choisissez votre plateforme en fonction de vos besoins et des services proposés.

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